Evet, Papo'da (https://papo.global/) Flows modülünü kullanarak raporların e-posta ile otomatik gönderimini planlayabilirsiniz. Platform, konuşmaları, işleri ve verimlilik metriklerini zaten analiz eden yapay zekayı programlanmış bir gönderim eylemiyle birleştirerek yöneticinin gelen kutusuna hiçbir manuel çalışma gerektirmeden günlük, haftalık veya aylık özetler ulaştırır.
Bu otomasyonla, operasyondan sorumlu herkes tam olarak ihtiyaç duyduğu kesiti alır: konuşmaların hacmi ve duygu durumu, kapanan satış pipeline'ı veya ajanların bireysel performansı. Papo'nun yapay zekası verileri otomatik olarak çıkarır ve özetler, e-posta ise belirlediğiniz aralıkta gelir.
| Rapor türü | Papo'daki veri kaynağı | Yapay zekanın özetleyebileceği bilgi örnekleri |
|---|---|---|
| Konuşmalar | Konuşmalar modülü (son dönem) | Toplam görüşme, bekleyenler, en yüksek skora sahip leadler, en çok uygulanan etiketler, duygu analizi |
| Satışlar (Kanban) | Kanban modülü (kazanılan işler) | Değer, tarih, huni ve sorumlu ile birlikte kazanılan (Won) işler |
| Ajan verimliliği | Reports modülü (ajan bazında metrikler) | Yanıtlanan konuşmalar, ortalama yanıt süresi, SLA içinde çözülenler |
| Kişiselleştirilmiş | Yapay zeka promptu aracılığıyla modüllerin kombinasyonu | Yöneticinin ihtiyaç duyduğu herhangi bir özet — yapay zekanın neyi arayıp gruplayacağını tanımlamanız yeterli |
Raporların otomatik gönderimi nasıl çalışır
Otomasyonun merkezi Flows modülündedir. Programlanmış bir tetikleyiciyle (günlük, haftalık veya aylık) başlayan, istenen raporu oluşturmak için bir yapay zeka eylemi yürüten ve bir e-posta gönderme eylemiyle sonlanan bir akış oluşturursunuz.
- Programlanmış tetikleyici: Flow, belirlenen aralıkta otomatik olarak başlatılır — her gün saat 20.00'de, her Pazartesi sabahı veya ayda bir kez.
- Özetleme için yapay zeka eylemi: Bir yapay zeka düğümü özelleştirilmiş bir prompt alır. Yapay zeka ilgili bilgileri (konuşmalar, Kanban, ajan raporları) sorgular ve yapılandırılmış bir metin döndürür.
- E-posta gönderimi: Oluşturulan özet bir e-postanın gövdesine eklenir ve hesapta zaten yapılandırılmış bir SMTP kimlik bilgisi kullanılarak yöneticiye (veya alıcı listesine) gönderilir.
Sonuç, kimsenin panele girmesine, tablo dışa aktarmasına veya verileri manuel olarak derlemesine gerek kalmadan gelen bir rapordur.
Otomatik rapor akışı oluşturmak için adım adım kılavuz
Ön koşul: e-posta gönderme kimlik bilgisi
Herhangi bir rapor akışı kurmadan önce, gönderim için yapılandırılmış bir e-posta kutusuna sahip olmak zorunludur. Ayarlar → Gelen kutuları bölümünde E-posta türünde bir kutu ekleyin ve SMTP sunucu bilgilerini (sunucu, port, kullanıcı adı ve şifre) doldurun. Yüksek teslim edilebilirlik sağlamak için Amazon SES veya SendGrid gibi servisleri öneririz.
1. Yeni bir Flow oluşturun
Yan menüdeki Flows modülüne gidin ve yeni bir akış oluşturmak için tıklayın. Raporu tanımlayan bir ad verin, örneğin "Günlük satış özeti" veya "Haftalık ajan raporu".
2. Programlanmış tetikleyiciyi yapılandırın
Bir Tetikleyici düğümü ekleyin ve zamanlama seçeneğini seçin. Özetin oluşturulup gönderileceği sıklığı (günlük, haftalık, aylık) ve tam saati belirleyin. Mesai sonrası raporlar için 19.00 veya 20.00 gibi bir saat iyi çalışır.
3. Rapor promptuyla yapay zeka eylemini ekleyin
Papo'nun yapay zekasını kullanan bir Eylem düğümü ekleyin. İşin sırrı promptta: yapay zekanın tam olarak hangi verileri arayacağını ve bunları nasıl düzenleyeceğini tanımlayın. Pratik örnekler:
- Konuşma raporu: "Son 24 saatteki konuşmaları dikkate al. Toplam görüşme sayısını, kaçının beklediğini, en yüksek lead skoruna sahip 5 kişiyi, en çok uygulanan 3 etiketi ve kısa bir duygu analizini getir."
- Satış raporu (Kanban): "Kanban'da Won olarak işaretlenen işleri huniye göre gruplandırarak listele. Her iş için değer, kapanış tarihi ve sorumlu ajanı bildir."
- Ajan verimliliği raporu: "Reports modülündeki verilere dayanarak her ajan için şunları özetle: yanıtlanan konuşma sayısı, ortalama yanıt süresi ve SLA içinde çözülen konuşma yüzdesi."
Yapay zeka, e-postaya eklenmeye hazır bir metin döndürür.
4. E-posta gönderme eylemini ekleyin
Yapay zeka düğümünden sonra E-posta gönder türünde bir Eylem düğümü ekleyin. Ön koşulda yapılandırılan kimlik bilgisini seçin, alıcıyı (veya alıcıları) belirtin ve önceki adımda oluşturulan özeti içeren değişkeni mesaj gövdesi olarak kullanın. Konu sabit olabilir, örneğin "Satış raporu – {{data}}".
5. Etkinleştirin ve test edin
Akışı kaydedin ve etkinleştirin. Doğrulamak için manuel bir çalıştırmayı zorlayabilir (mevcutsa) veya bir sonraki programlanmış saati bekleyebilirsiniz. E-postanın gelip gelmediğini ve içeriğin beklenenle örtüşüp örtüşmediğini kontrol edin; bilgileri iyileştirmek için yapay zeka promptunu gerektiği gibi ayarlayın.
Bu otomasyon kimler için uygundur
- Panele erişmeden günlük bir röntgen çekmek isteyen müşteri hizmetleri yöneticileri.
- Hangi işlerin kim tarafından ve hangi değerle kapatıldığını günlük olarak bilmek isteyen satış süpervizörleri.
- Her ajanın verimliliğini haftalık veya aylık olarak takip eden ekip koordinatörleri.
- Müşteri hizmetlerinin bir kısmını dışarıya veren ve kalite ile hacim hakkında düzenli bir özet isteyen işletme sahipleri.
- WhatsApp, Instagram, e-posta ve diğer kanallardan gelen bilgileri tek bir raporda birleştirmesi gereken çok kanallı operasyonlar.
Sıkça sorulan sorular
Satış raporu için bir akış, konuşma raporu için başka bir akış oluşturabilir miyim?
Evet. Her biri kendi tetikleyicisi, yapay zeka promptu ve alıcılarıyla istediğiniz kadar akış oluşturabilirsiniz. Mevcut bir akışı klonlayıp promptu yeni rapor türüne göre ayarlamanız yeterlidir.
Yapay zeka Kanban ve Reports modülündeki verilere erişebilir mi?
Evet. Platform, yapay zekanın Kanban ve Reports dahil ana modüllerle etkileşime girmesi için tasarlanmıştır. Promptta neyi araması gerektiğini belirtmeniz yeterlidir — örneğin kazanılan işler veya ajan metrikleri — ve yapay zeka dönemde mevcut olan bilgileri getirir.
Hangi gönderim sıklığını programlayabilirim?
Flows'un programlanmış tetikleyicisi, tam saat tanımıyla günlük, haftalık veya aylık aralığa izin verir. Böylece günlük, her Pazartesi veya her ayın ilk günü raporlarınız olabilir.
E-postaları göndermek için özel bir SMTP kimlik bilgisi gerekli mi?
Evet. Papo'da E-posta türünde yapılandırılmış, geçerli SMTP sunucu bilgilerine sahip bir e-posta kutusuna sahip olmak gerekir. Bu olmadan akış mesajı gönderemez.
Aynı rapora birden fazla alıcı eklemek mümkün mü?
Evet. E-posta gönderme eyleminde adresleri virgülle ayırarak bir alıcı listesi belirtebilir veya bir yönetici grubu kullanabilirsiniz.
E-posta konusunu raporun tarihiyle kişiselleştirebilir miyim?
Evet. E-posta eyleminin yapılandırmasında konu alanı sabit metin ve değişkenleri kabul eder, örneğin "Günlük özet – {{data}}". Platform, değişkeni akışın çalıştırılma tarihiyle değiştirir.
Ayrıca okuyun
- Konuşmaların günlük özetini e-posta ile gönderen bir akış nasıl oluşturulur
- Ajan bazında aylık verimlilik raporu nasıl oluşturulur
Ücretsiz başlayın ve raporlarınızı hemen otomatikleştirin →
Papo ile müşteri hizmetlerini, CRM'i ve raporları tek bir platformda merkezileştirin; ücretsiz plan maliyetsiz başlamanıza olanak tanır.