Papo'da (https://papo.global/) belirli bir kanaldan gelen konuşmaları otomatik olarak bir ekibe atamak için Ayarlar → Otomasyon bölümünde bir otomasyon kuralı oluşturabilirsiniz. “Kaynak Gelen Kutusu” tetikleyicisini ve “Bir Ekip Ata” eylemini tanımlamanız yeterlidir; örneğin, Instagram'dan gelen tüm mesajları pazarlama ekibine yönlendirebilirsiniz.
Bu otomasyon, manuel transferlere olan ihtiyacı ortadan kaldırır ve her yeni konuşmanın doğru ekibin kuyruğuna düşmesini sağlar. Gelen kutularının ekiplere statik olarak atanmasından (o kanaldan gelen tüm mesajları sabit bir ekibe yönlendirir) farklı olarak, otomasyon kuralı, atamadan önce etiketler veya saatler gibi ek koşulları birleştirmenize olanak tanır.
Özet: manuel atama vs. otomasyon kuralı
| Yöntem | Nasıl çalışır | Ne zaman kullanılır |
|---|---|---|
| Manuel atama (gelen kutusunda) | Ekipleri veya temsilcileri doğrudan gelen kutusu ayarlarına ekler. O kanaldan gelen tüm yeni konuşmalar seçilen ekibe gider. | Bir kanalın tamamına her zaman aynı ekibin bakması gerektiğinde, istisnasız. |
| Otomasyon kuralı | Yeni bir konuşma geldiğinde koşulları (örn: kaynak kanal) kontrol eden ve bir ekip atama eylemini gerçekleştiren bir kural oluşturur. Birden fazla tetikleyiciyi birleştirmeye izin verir. | Belirli bir etikete sahip bir kanaldan gelen konuşmaları atamak veya saate göre farklı ekiplere yönlendirmek gibi ek mantığa ihtiyaç duyduğunuzda. |
Otomatik atama kuralı oluşturmak için adım adım kılavuz
1. Otomasyon modülüne erişin
Papo panelinde Ayarlar'a gidin ve Otomasyon'a tıklayın. Bu, destekteki eylemleri otomatikleştiren tüm kuralları yönettiğiniz alandır.
2. Yeni bir kural başlatın
Yeni bir kural eklemek için düğmeye tıklayın. “Instagram'ı Pazarlama ekibine ata” gibi açıklayıcı bir ad verin. Bu, kuralı daha sonra tanımlamanıza yardımcı olur.
3. Tetikleyiciyi tanımlayın (kural ne zaman çalışacak)
Otomasyonu tetikleyen olayı seçin. Belirli kanal senaryosu için yeni konuşma alındı ile ilgili tetikleyiciyi seçin. Ardından koşulu yapılandırın:
- Kaynak Gelen Kutusu: istediğiniz kanalı seçin (örn: Instagram, WhatsApp Satış, E-posta Müşteri Hizmetleri). Kuralın ne zaman harekete geçeceğini daha da hassaslaştırmak için etiket kullanımı veya mesaj saati gibi başka koşullar ekleyebilirsiniz.
4. “Bir Ekip Ata” eylemini seçin
Eylemler bölümünde Bir Ekip Ata'yı seçin. Ardından konuşmayı alacak ekibi seçin (örn: “Pazarlama”, “Destek Seviye 1”, “Satış”). Bu andan itibaren, tetikleyici koşullarını karşılayan her yeni konuşma otomatik olarak seçilen ekibin kuyruğuna taşınır.
5. Kuralı kaydedin ve etkinleştirin
Ayarları gözden geçirin ve kaydedin. Kuralın etkinleştirildiğinden emin olun. Artık tanımlanan kanaldan gelen konuşmalar, manuel müdahale olmadan otomatik olarak doğru ekibe yönlendirilecektir.
Bu otomasyon kimler için uygundur
- Birden fazla kanala ve uzman ekiplere sahip şirketler: WhatsApp ile ilgilenen bir satış ekibiniz ve e-postalara bakan bir destek ekibiniz varsa, kural her konuşmanın ilk saniyeden doğru yere gitmesini garanti eder.
- Esneklik gerektiren operasyonlar: kanalın yanı sıra, etiketlere göre (örn: “şikayet” kalite ekibine gider) veya saatlere göre (örn: mesai dışında, nöbetçi ekibe atama) konuşmaları atamak için kuralı kullanabilirsiniz.
- Manuel atamayı zaten kullanan ancak daha fazla kontrol isteyenler: otomasyon kuralı, statik atamayı tamamlar ve istisnalara ve daha karmaşık mantıklara izin verir.
Sıkça sorulan sorular
Gelen kutusunda bir ekip atamak ile otomasyon kuralı oluşturmak arasındaki fark nedir?
Manuel atama (gelen kutusu ayarlarında yapılır) o kanaldan gelen tüm yeni konuşmaları seçilen ekibe yönlendirir, ek koşul olmadan. Otomasyon kuralı ise ekibi atamadan önce daha spesifik tetikleyiciler (etiketler, anahtar kelimeler veya saatler gibi) tanımlamanıza olanak tanır ve daha fazla esneklik sağlar.
Bir kanaldan gelen konuşmaları birden fazla ekibe atamak için kuralı kullanabilir miyim?
Evet. Aynı kanal için farklı koşullara sahip farklı kurallar oluşturabilirsiniz. Örneğin, “satış” etiketli Instagram konuşmaları Ticari ekibe giderken, “destek” etiketli olanlar Müşteri Hizmetleri ekibine gider.
Kural, halihazırda devam eden konuşmalar için çalışır mı?
Hayır. Otomasyon kuralları yalnızca gelen kutusuna gelen yeni konuşmalar için geçerlidir. Mevcut bir konuşmayı transfer etmek için konuşma panelindeki manuel atamayı kullanın.
Kuralı yapılandırmadan önce oluşturulmuş ekiplerim olması gerekiyor mu?
Evet. “Bir Ekip Ata” eylemini kullanmadan önce, Papo hesabınızda ekiplerin zaten oluşturulmuş olması gerekir. Ekip oluşturma, hesap ayarları alanında yapılır.
Kuralı manuel atama ile birleştirebilir miyim?
Evet. Gelen kutusundaki manuel atamayı varsayılan bir yapılandırma olarak koruyabilir ve aynı zamanda belirli durumlarda bu davranışı geçersiz kılan otomasyon kurallarına sahip olabilirsiniz (örneğin, bir konuşma “acil” etiketi alırsa, kural onu öncelikli bir ekibe taşır, gelen kutusu başka bir ekiple ilişkilendirilmiş olsa bile).
Kuralların yürütme geçmişini nerede görebilirim?
Otomasyon kuralları arka planda çalışır. Çalışıp çalışmadıklarını izlemek için, gelen kutusunda konuşmaların ekiplere doğru şekilde atanıp atanmadığını kontrol edebilirsiniz. Ayrıntılı otomasyon raporları Papo'nun raporlar modülünde mevcuttur.
Ayrıca bakınız
Kanallarınızı hemen düzenlemeye başlayın →
Papo'da ücretsiz hesabınızı oluşturun ve her konuşmanın otomatik olarak doğru ekibe ulaşması için otomasyon kuralları yapılandırın.