Bir görüşme sırasında müşteri görmeden temsilciler arasında bağlam aktarmak için Papo (https://papo.global/) Dahili Notlar özelliğini sunar. Bu notlar, temsilcilerin yorum, özet ve yönlendirmeleri doğrudan konuşma geçmişine eklemesine olanak tanır; yalnızca ekip tarafından görülür ve ilgili herkesin müşterinin tam geçmişine özel ve düzenli bir şekilde erişmesini sağlar.
Bir müşteriyle daha önce nelerin görüşüldüğü konusunda ekibin uyumunu korumak, tutarlı bir destek için esastır. Dahili Notlar, konuşma içinde işbirlikçi hatırlatıcılar işlevi görür; paralel araçlara olan ihtiyacı ortadan kaldırır ve hem herkese açık etkileşimleri hem de dahili tartışmaları tek bir yerde merkezileştirir.
Doğru aracı seçmenize yardımcı olmak için Dahili Notlar ile Dahili Sohbet arasındaki farka bakın:
| Özellik | Dahili Notlar | Dahili Sohbet |
|---|---|---|
| Bağlam | Belirli bir müşteri konuşmasına bağlıdır. | Ekip üyeleri arasında, doğrudan bir destek görüşmesiyle ilgisi olmayan genel sohbetler. |
| Amaç | Bağlam aktarmak, yardım istemek veya bir vakayla ilgili kararları kaydetmek. | Gerçek zamanlı iletişim, ekibe duyurular, hızlı sorular. |
| Görünürlük | Yalnızca ekip tarafından müşteri konuşma dizisi içinde görülür. | Yalnızca sohbet katılımcıları (bireysel veya grup) tarafından ayrı bir arayüzde görülür. |
| İdeal olduğu durumlar | Tam özetle bir destek görüşmesini devretmek, bir sonraki temsilciye yönlendirmeler bırakmak. | Ekibi yeni bir kampanya konusunda koordine etmek veya dahili süreçleri tartışmak. |
Dahili Notlar pratikte nasıl çalışır
Dahili Notlar doğrudan konuşma zaman çizelgesine entegre edilir. Bir temsilci not eklediğinde, not geçmişte belirgin bir görünümle (arka plan rengi veya simge) görünür ve özel mesaj olduğunu açıkça belli eder. Bu, gelecekte o konuşmayı devralan veya inceleyen herhangi bir temsilcinin yalnızca müşteriye söylenenleri değil, aynı zamanda ekibin tüm akıl yürütmesini ve işbirliğini de göreceği anlamına gelir.
Örneğin, bir destek temsilcisi indirim vermek için bir süpervizörün onayına ihtiyaç duyuyorsa, süpervizörü etiketleyen bir not ekleyebilir. Süpervizör bildirim alır, geçmişi inceler ve aynı nota yanıt verir; böylece müşteriyi bu dahili görüşmeye maruz bırakmadan kararın net bir kaydı oluşturulur.
Manuel olarak Dahili Not ekleme adım adım
Not eklemek basittir ve iş akışını kesmez:
- Konuşmayı açın – Gelen kutusunda istediğiniz destek görüşmesine gidin.
- Dahili Not seçeneğini seçin – Yazma alanında “Herkese Açık Yanıt”tan “Dahili Not”a geçin. Bu değişiklik, müşterinin içeriği görmemesini garanti eder.
- Mesajınızı yazın – Kaydetmek istediğiniz bilgiyi girin. Notta doğrudan bildirim göndermek için “@” simgesini ve ardından iş arkadaşınızın adını kullanın.
- Notu gönderin – Mesaj, konuşmanın zaman çizelgesine eklenir ve yalnızca ekip tarafından görülür.
Bu andan itibaren kişiye erişen herhangi bir temsilci notu bulacak ve gerekli tüm bağlamla desteğe devam edebilecektir.
Müşteri geçmişi hakkında ekibi hizalamak için kullanım senaryoları
Dahili Notlar çok yönlüdür ve günlük hayatta birçok durumda yardımcı olur:
- Bağlamla bir konuşmayı devretmek – Bir ön satış temsilcisi bir adayı nitelendirir ve satış temsilcisine aktarır. Müşterinin ihtiyaçlarını ve görüşülen noktaları özetleyen bir not ekler; böylece satış temsilcisi sıfırdan başlamak zorunda kalmaz.
- Bir uzmandan yardım istemek – 1. seviye destek temsilcisi karmaşık bir teknik sorunla karşılaşır. Vakayı bir notta açıklar ve müşteriyle doğrudan konuşmadan çözüme yönlendirebilecek 2. seviye bir temsilciyi etiketler.
- Çevrimdışı eylemleri kaydetmek – Bir veriyi doğrulamak için telefon görüşmesi yaptıktan sonra temsilci bir not ekler: “Müşteriyi 14.20’de aradım. Adresi doğruladı ve aciliyet istedi.” Bu kayıt tüm ekibin kullanımına açık olur.
- Bir iş arkadaşına geri bildirim bırakmak – Bir yönetici destek görüşmesini inceler ve özel ve bağlamsal olarak bir yönlendirme veya övgü vermek için notu kullanır.
- Bir satış stratejisini koordine etmek – Uzun bir müzakere sırasında satış ekibinin farklı üyeleri sonraki adımları hizalamak ve aşılmış itirazları kaydetmek için notları kullanır.
Dahili Notlardan başka kimler yararlanır
- Vardiyalı destek ekipleri – Bir sonraki vardiyayı devralan temsilci, önceden ne olduğuna dair bir özet bulur.
- Adayları devreden satış ekipleri – Bir SDR, kişiyi bir closer’a aktarmadan önce nitelendirmenin tam geçmişini bırakabilir.
- Süpervizörler ve yöneticiler – Bir destek görüşmesinin bağlamını hızlıca inceleyebilir ve akışı kesmeden yönlendirmeler bırakabilir.
- Çok kanallı operasyonlar – Tüm gözlemler konuşmalarla aynı yerde olduğunda birleşik bağlamı korumak daha kolay olur.
Sık Sorulan Sorular
Dahili notlar müşteri tarafından görülebilir mi?
Hayır. Her Dahili Not kesinlikle özeldir ve yalnızca konuşmaya erişen temsilcilere görünür. Müşteri bu içeriği asla görmez.
Dahili bir notta bir iş arkadaşını etiketleyebilir miyim?
Evet. “@” simgesini ve ardından iş arkadaşınızın adını yazdığınızda ona bildirim gönderirsiniz; o da konuşmayı açıp doğrudan nota yanıt verebilir.
Dahili notlar kişi geçmişinde kayıtlı kalır mı?
Evet. Kişiye ve konuşmaya bağlıdır ve destek görüşmesi kapandıktan sonra bile erişilebilir kalır. Bu, gelecekteki sorgulamaları ve denetimleri kolaylaştırır.
Dahili not ile dahili sohbet arasındaki fark nedir?
Dahili not, müşteriyle olan konuşmanın içinde yer alır ve o belirli destek görüşmesi hakkında bağlam aktarmaya yarar. Dahili sohbet ise ekip üyeleri arasında, bir müşteriyle bağlantısı olmayan ayrı bir konuşmadır. Daha fazla ayrıntı için iki özellik arasındaki farkı anlatan makalemize bakın.
Gönderdikten sonra dahili bir notu düzenleyebilir veya silebilir miyim?
Evet. Dahili notlar, ekip tarafından gönderilen diğer tüm mesajlar gibi herhangi bir anda düzenlenebilir veya kaldırılabilir.
Dahili notlar otomatik olarak oluşturulabilir mi?
Evet. Papo, konuşmayı özetleyebilen ve doğal dilde bir komutla otomatik olarak dahili not oluşturabilen bir yapay zeka asistanı olan Super Chat’i sunar. Ancak bu makalenin odak noktası, kaydedilen içerik üzerinde tam kontrol sağlayan manuel kullanımdır.
Ayrıca okuyun
- Papo’da Dahili Sohbet ile müşteri konuşmaları arasındaki fark nedir?
- Papo’da grup konuşmaları için Dahili Sohbet nasıl kullanılır
Papo’da ücretsiz denemenizi başlatın ve ekibinizin bağlamını dahili notlarla düzenleyin →
İlk kullanıcı, tüm işbirliği ve destek özelliklerini test etmek için ücretsizdir.