Evet, Papo'da (https://papo.global/) Flows modülünü kullanarak konuşmaların günlük özetini e-posta ile göndermeyi otomatikleştirebilirsiniz. Platform, halihazırda görüşmeleri analiz eden ve özetleyen yapay zekayı zamanlanmış bir gönderme eylemiyle birleştirir ve her gün yöneticinin gelen kutusuna ulaşan bir rapor oluşturur, hiçbir manuel çalışma gerektirmez.
Bu otomasyonla, operasyondan sorumlu kişi görüşmelerde neler olduğuna dair konsolide bir görünüm alır: konuşma hacmi, ana konular, sıcak fırsatlar ve hatta müşteri duyarlılığı. Tümü Papo'nun yapay zekası tarafından otomatik olarak çıkarılır ve e-posta ile net bir formatta iletilir.
| Adım | Eylem | Nerede yapılandırılır |
|---|---|---|
| 1 | Yapılandırılmış bir e-posta kimlik bilgisine sahip olmak (SMTP) | Ayarlar → Gelen kutuları |
| 2 | Günlük tetikleyici (zamanlama) ile bir Flow oluşturmak | Flows modülü |
| 3 | Günün özetini oluşturmak için yapay zeka eylemi eklemek | Flow'da eylem düğümü (YZ/İşleme) |
| 4 | Özeti içeren e-posta gönderme eylemini eklemek | Flow'da e-posta eylem düğümü |
| 5 | Akışı etkinleştirmek ve test etmek | Flows modülü |
Otomatik günlük özet nasıl çalışır
Papo, konuşmaları gerçek zamanlı olarak analiz etmek için zaten yapay zeka kullanır — potansiyel müşterileri puanlar, konuları kategorize eder ve Capitão asistanı aracılığıyla içgörüler sunar. Günlük akış, bu bilgilerin toplanmasını programlar ve e-posta ile gönderir.
- Zamanlanmış tetikleyici: Flow, belirlediğiniz saatte (örn. 20:00, mesai sonrası) günde bir kez otomatik olarak başlatılır.
- Toplama ve özetleme: Bir YZ eylemi, dönemdeki konuşmaları sorgular ve en alakalı verilerle bir özet oluşturur: toplam görüşme sayısı, bekleyen konuşmalar, en yüksek puana sahip potansiyel müşteriler, en çok uygulanan etiketler ve hatta baskın duygu analizi.
- E-posta gönderimi: Oluşturulan metin bir e-postanın gövdesine eklenir ve platformda zaten yapılandırılmış SMTP kimlik bilgisi kullanılarak yöneticiye (veya alıcı listesine) gönderilir.
Sonuç, kimsenin elektronik tablo derlemesine veya onlarca sohbeti okumasına gerek kalmadan gelen günlük bir rapordur.
Akışı oluşturmak için adım adım kılavuz
Ön koşul: e-posta gönderme kimlik bilgisi
Akışı oluşturmadan önce, Papo'da gönderim için yapılandırılmış bir e-posta kutusuna sahip olmanız gerekir. Ayarlar → Gelen kutuları'na gidin, E-posta türünde bir kutu ekleyin ve SMTP sunucu bilgilerinizi (sunucu, bağlantı noktası, kullanıcı adı ve parola) girin. Teslim edilebilirliği garanti etmek için Amazon SES veya SendGrid gibi hizmetlerin kullanılması önerilir.
1. Yeni bir Flow oluşturun
Yan menüden Flows modülüne gidin ve yeni bir akış oluşturmak için tıklayın. “Günlük konuşma özeti” gibi açıklayıcı bir ad verin.
2. Zamanlanmış tetikleyiciyi yapılandırın
Bir Tetikleyici düğümü ekleyin ve zamanlama seçeneğini (günlük) seçin. Özetin oluşturulup gönderileceği saati belirleyin — örneğin, günün görüşmelerinin kapanışından hemen sonra 19:00'da.
3. Özetleme için YZ eylemini ekleyin
Papo'nun yapay zekasını kullanan bir Eylem düğümü ekleyin. YZ'nin şunları yapması için istemi yapılandırın:
- Son 24 saatteki konuşmaları dikkate alsın.
- Açık, çözülmüş ve bekleyen konuşma sayısı gibi metrikleri çıkarsın.
- En yüksek potansiyel müşteri puanına sahip kişileri (sıcak müşteriler) listelesin.
- En sık kullanılan etiketleri gruplasın (örn.: “Teklif”, “Teknik destek”).
- İsteğe bağlı olarak, genel bir duygu analizi içersin.
YZ, e-postanın gövdesi olarak hizmet edecek yapılandırılmış bir metin döndürür.
4. E-posta gönderme eylemini ekleyin
YZ düğümünden sonra, E-posta gönder türünde başka bir Eylem düğümü ekleyin. Ön koşulda yapılandırılan kimlik bilgisini seçin, alıcının (yönetici) adresini girin ve önceki adımda oluşturulan özeti içeren değişkeni mesaj içeriği olarak kullanın. Ayrıca “Görüşme özeti – {{data}}” gibi sabit bir konu belirleyebilirsiniz.
5. Etkinleştirin ve test edin
Akışı kaydedin ve etkinleştirin. Test etmek için manuel bir çalıştırmayı zorlayabilir (varsa) veya bir sonraki programlanmış saati bekleyebilirsiniz. E-postanın doğru şekilde ulaşıp ulaşmadığını ve içeriğin günün konuşmalarını yansıtıp yansıtmadığını kontrol edin. YZ istemini, yöneticinin tam olarak ihtiyaç duyduğu bilgileri içerecek şekilde gerektiği gibi ayarlayın.
Bu otomasyon kimler için faydalıdır
- Müşteri hizmetleri yöneticileri gün içinde platforma birkaç kez girmeden operasyonu takip etmesi gerekenler.
- Satış süpervizörleri hangi potansiyel müşterilerin daha sıcak olduğunu ve hangi işlerin ilerlediğini bilmek isteyenler.
- İşletme sahipleri müşteri hizmetlerini dışarıdan alan ancak etkileşimlerin kalitesi ve hacmi hakkında günlük özet isteyenler.
- Çok kanallı operasyonlar (WhatsApp, Instagram, e-posta) her şeyi tek bir sabah raporunda birleştirmek isteyenler.
Sıkça sorulan sorular
Akışı oluşturmadan önce yapılandırılmış bir e-posta kimlik bilgisine sahip olmam gerekiyor mu?
Evet. Özetin gönderimi, Papo'da SMTP ile yapılandırılmış bir e-posta kutusuna bağlıdır. O olmadan akış mesajı gönderemez.
YZ özeti otomatik olarak mı oluşturur yoksa her ayrıntıyı programlamam mı gerekir?
Papo'nun YZ'si konuşmaları zaten gerçek zamanlı olarak analiz eder (puan, etiketler, asistan). Akışta, bir istem aracılığıyla özete nelerin dahil edilmesini istediğinizi yönlendirirsiniz. Bilgileri toplama ve biçimlendirme platform tarafından yapılır.
E-posta içeriğini kişiselleştirebilir miyim?
Evet. E-postanın gövdesi YZ'nin oluşturduğu metinden oluşturulur. Belirli metrikleri, selamlamaları ve hatta en sıcak potansiyel müşterileri içeren bir tabloyu eklemek için istemi ayarlayabilirsiniz.
Gün içinde konuşma olmazsa ne olur?
Akış normal şekilde çalışır, ancak özet etkinlik olmadığını belirtir. Konuşma yoksa e-posta göndermemek için isteğe bağlı bir koşul yapılandırabilirsiniz, böylece boş mesajlardan kaçınırsınız.
Özeti birden fazla alıcıya gönderebilir miyim?
Evet. E-posta eyleminde, birden çok adres (virgülle ayrılmış) belirtebilir veya önceden tanımlanmış bir kişi listesi kullanabilirsiniz, yeter ki gönderme kimlik bilgisi bu hacmi desteklesin.
Akış YZ kredisi tüketir mi?
Özet oluşturma, platform planlarına dahil olan Papo'nun YZ işlemesini kullanır. Kullanım limitleri hakkında ayrıntılar doğrudan web sitesinden öğrenilebilir.
Ayrıca okuyun
- Webhooks kullanarak yeni konuşma bildirimlerini Slack'e nasıl gönderirsiniz
- Kampanyalarınız için e-posta şablonları nasıl oluşturulur ve kullanılır?
Ücretsiz başlayın ve raporlarınızı otomatikleştirin →
İlk kullanıcı ücretsiz olarak, günlük özet akışını test edebilir ve operasyonunuzu başlangıç maliyeti olmadan ölçeklendirebilirsiniz.