Papo'da (https://papo.global/) bir sohbeti görüşme sırasında başka bir temsilciye aktarmak için sohbeti açın ve yan paneldeki atama seçeneklerini kullanın. Belirli bir temsilciyi manuel olarak atayabilir, sohbeti bir ekibin kuyruğuna gönderebilir ve bir sonraki temsilciye bağlam aktarmak için isteğe bağlı bir iç not ekleyebilirsiniz. Bu işlemler müşteri tarafından görülmez ve ekip için geçmişi düzenli tutar.
Aktarım yöntemlerine genel bakış
| İşlem | Nasıl yapılır | İdeal kullanım |
|---|---|---|
| Bir temsilciye atama | Sohbetin yan panelinde "Atanan temsilci" alanını meslektaşınızın adıyla değiştirin. | Bir uzman veya devamlılıktan sorumlu kişi gibi belirli bir kişiye bir konuyu aktarmak. |
| Bir ekibe atama | Aynı panelde "Atanan ekip" alanından istediğiniz ekibi seçin. | Bir temsilci seçmeden Satış, Destek veya Finans gibi bir departmana yönlendirmek. |
| İç not ekleme | Aktarmadan önce sohbete bağlam içeren özel bir yorum kaydedin. | Bir sonraki temsilcinin sıfırdan başlamaması için tüm aktarımlarda. |
Bir sohbeti başka bir temsilciye nasıl aktarırım
Aktarım doğrudan görüşme ekranında yapılır, sohbetten çıkmanıza gerek yoktur.
- Aktarmak istediğiniz sohbeti açın.
- Sağ yan panelde Atanan temsilci alanını bulun.
- Alana tıklayın ve görüşmeyi devralacak temsilcinin adını seçin.
- Sohbet sizin kuyruğunuzdan çıkar ve seçilen temsilcinin gelen kutusuna geçer.
Aktarmadan önce sohbetin kendisine bir iç not ekleyebilirsiniz. Örneğin: "Müşteri faturanın son ödeme tarihini değiştirmek istiyor. Verileri zaten doğruladım." Böylece meslektaşınız konuyu bağlamıyla alır ve soruları tekrarlamak zorunda kalmaz.
Bir ekibe nasıl aktarırım
Konu belirli bir departman gerektirdiğinde ekip bazlı atamayı kullanın.
- Sohbet açıkken yan panelde Atanan ekip alanını bulun.
- Satış, Destek veya Finans gibi uygun ekibi seçin.
- Sohbet o ekibin paylaşılan kuyruğuna girer.
Ekip için otomatik atama etkinse Papo, sohbeti çevrimiçi ve uygun bir üyeye sırayla atar. Aksi halde ekipteki herhangi bir üye sohbeti manuel olarak devralabilir.
İç not aktarımda nasıl yardımcı olur
İç not, o sohbetin içinde özel bir mesaj gibi çalışır. Yalnızca ekip tarafından görülür, müşteri asla görmez. Aktarırken notu şunlar için kullanabilirsiniz:
- Şimdiye kadar çözülenleri özetlemek.
- Müşterinin şu anda neye ihtiyacı olduğunu açıklamak.
- Anında görünürlük sağlamak için bir meslektaştan veya ekipten bahsetmek.
- İç bir kararı veya onayı kaydetmek.
Bu, tekrar iş yapılmasını azaltır ve müşterinin her yeni temsilciye aynı bilgiyi tekrar etmesini önler.
Görüşme sırasında ne zaman aktarmalısınız
Manuel aktarım şu durumlarda mantıklıdır:
- Konu bir uzman gerektiriyorsa, örneğin 2. seviye teknik destek.
- Görüşmenin departman değiştirmesi gerekiyorsa, örneğin ön satıştan satışa veya destekten finansa.
- Vardiya değişimi varsa ve başka bir temsilci takibi sürdürecekse.
- Bir yönetici yanıttan önce bir işlemi incelemek veya onaylamak zorundaysa.
- Sohbet yanlış kişiye ulaştıysa ve doğru ekibe gitmesi gerekiyorsa.
Tekrarlayan ve otomatik aktarımlar için Papo, kaynak gelen kutusu veya etiket gibi tetikleyicilere göre sohbetleri bir ekibe atayan otomasyon kuralları yapılandırmanıza da olanak tanır.
Sıkça sorulan sorular
Bir temsilciye atamak ile bir ekibe atamak arasındaki fark nedir?
Bir temsilciye atamak, o kişiyi sohbetin tek sorumlusu yapar. Bir ekibe atamak, sohbeti mevcut herhangi bir üyenin manuel veya otomatik olarak devralabileceği paylaşılan bir kuyruğa koyar.
Sohbet aktarıldığında müşteriye bildirim gider mi?
Hayır. Aktarım ve iç notlar müşteri tarafından görülmeyen işlemlerdir. Sohbet aynı geçmişte devam eder, dış bildirim gönderilmez.
Aynı anda hem aktarıp hem bağlam bırakabilir miyim?
Evet. Temsilciyi veya ekibi değiştirmeden önce konunun özetini içeren bir iç not ekleyin. Bir sonraki temsilci bu notu sohbet geçmişinde görür.
Manuel aktarım için bir şey yapılandırmam gerekiyor mu?
Hayır. Atama seçenekleri sohbetin yan panelinde kullanılabilir. Ek yapılandırma yalnızca otomasyonlarla otomatik aktarımlar oluşturmak isterseniz gerekir.
Bir ekibe atadıktan sonra sohbet nereye gider?
Seçilen ekibin paylaşılan kuyruğuna girer. Otomatik atama etkinse Papo sohbeti çevrimiçi ve uygun bir üyeye yönlendirir; etkin değilse ekipteki herhangi bir üye devralabilir.
Ayrıca okuyun
- Bir görüşmede işbirliği yapmak için İç Notları nasıl kullanırım?
- Belirli bir kanalın sohbetlerini bir ekibe otomatik olarak atamak için kurallar nasıl yapılandırılır
İlk kullanıcı ücretsizdir, kart gerekmez ve aynı panelde temsilciler arasında sohbet aktarmak için WhatsApp'ınızı bağlayabilirsiniz.