Papo'da (https://papo.global/) etkin olmayan konuşmaları otomatik olarak arşivlemek için, belirli bir süre boyunca etkileşim olmayan konuşmaları kapatıp arşive taşıyan bir otomasyon kuralı oluşturursunuz; böylece gelen kutusu düzenli kalır ve ekip aktif görüşmelere odaklanır.
Bu otomasyonla, duran konuşmaları gözden geçirme ve kapatma gibi manuel işleri ortadan kaldırırsınız. Kural, hareketsizliği izler ve insan müdahalesi olmadan arşivleme işlemini gerçekleştirir; böylece hizmet kuyruğu yalnızca gerçekten ilgi gerektiren şeyleri gösterir.
Özet: manuel arşivleme vs. otomasyon kuralı
| Yöntem | Nasıl çalışır | Ne zaman kullanılır |
|---|---|---|
| Manuel arşivleme | Bir temsilci gelen kutusunu gözden geçirir, duran konuşmaları belirler ve tek tek arşivler. | Çok düşük hacimli operasyonlar veya her kapanış üzerinde tam kontrolün gerekli olduğu durumlar. |
| Otomasyon kuralı | Sistem etkileşim olmayan süreyi kontrol eder ve yapılandırılan kriteri karşılayan konuşmaları otomatik olarak arşivler. | Gelen kutusunu manuel olarak düzenli tutmanın uygunsuz ve hataya açık olduğu orta ve yüksek hacimli operasyonlar. |
Otomatik arşivleme kuralı nasıl çalışır
Kural, Papo'nun Otomasyon modülünün koşullu mantığını kullanır. Bir konuşma, (müşteriden veya temsilciden) yeni bir mesaj olmadan belirlenen süreye ulaştığında, sistem onu arşivleme işlemini gerçekleştirir. Hareketsizlik süresini siz tanımlarsınız ve isterseniz kanal, etiket veya diğer kriterlere göre filtreleyerek hangi konuşmaların arşivleneceğini daraltabilirsiniz.
Kural oluşturmak için adım adım
1. Otomasyon modülüne erişin
Papo panelinde Ayarlar → Otomasyon bölümüne gidin. Bu, hizmetteki eylemleri otomatikleştiren tüm kuralları yönettiğiniz merkezdir.
2. Yeni bir kural başlatın
Yeni bir kural eklemek için düğmeye tıklayın. Tanımlamayı ve gelecekteki ayarlamaları kolaylaştırmak için “7 gündür etkin olmayan konuşmaları arşivle” gibi açıklayıcı bir ad verin.
3. Hareketsizlik tetikleyicisini tanımlayın
Otomasyonu tetikleyen olayı seçin. Hareketsizlik nedeniyle arşivleme için etkileşimsiz konuşma ile ilgili tetikleyiciyi seçin. Ardından zaman koşulunu yapılandırın:
- Hareketsizlik süresi: konuşmanın etkin olmayan sayılması için kaç gün (veya saat) yeni mesaj olmadan kalması gerektiğini tanımlayın (örn: 7 gün).
Kurala hangi konuşmaların gireceğini sınırlamak için belirli bir etiket (örn: “Çözüldü”) veya kaynak kanal gibi ek koşullar ekleyebilirsiniz.
4. “Konuşmayı arşivle” eylemini seçin
Eylemler bölümünde Konuşmayı arşivle (veya eşdeğer kapatma eylemini) seçin. Bu andan itibaren, tanımlanan hareketsizlik süresine ulaşan her konuşma otomatik olarak arşive taşınır ve gelen kutusu boşalır.
5. Kuralı kaydedin ve etkinleştirin
Ayarları gözden geçirin, kaydedin ve kuralın etkin olduğundan emin olun. Gelen kutusu manuel eylem gerektirmeden düzenli kalacaktır.
Bu otomasyon kimler için uygundur
- Yüksek hacimli hizmet ekipleri: günlük onlarca veya yüzlerce konuşma birikmez; yalnızca aktif olanlar görünür kalır.
- SLA ve üretkenliğe öncelik veren operasyonlar: temsilciler etkin olmayan konuşmaları taramakla zaman kaybetmez ve çabalarını hâlâ yanıt bekleyen müşterilere yoğunlaştırır.
- Birden fazla kanal kullanan şirketler: kanal başına özel kurallar oluşturmak mümkündür (örn: WhatsApp 5 gün sonra arşivler, e-posta 10 gün sonra), arşivleme politikasını her bağlama uyarlayarak.
Sıkça sorulan sorular
Kural, müşterinin yanıtını bekleyen konuşmaları arşivler mi?
Evet, yapılandırılan hareketsizlik süresine ulaşıldığı sürece. Müşterinin henüz yanıtlamadığı konuşmaları korumak istiyorsanız, süreyi daha yüksek bir değere ayarlayın veya konuşmayı kuraldan hariç tutan bir etiket kullanın (örn: “Müşteri bekleniyor”).
Farklı kanallar için farklı süreler tanımlayabilir miyim?
Evet. Her kanal için “Kaynak gelen kutusu” koşulunu ve ilgili hareketsizlik süresini kullanarak bir kural oluşturun. Böylece WhatsApp 3 gün sonra, e-posta ise 7 gün sonra arşivleyebilir.
Müşteri arşivlemeden sonra yeni bir mesaj gönderirse ne olur?
Konuşma otomatik olarak yeniden açılır ve yeni bir etkileşim olarak gelen kutusunda tekrar görünür. Önceki tüm geçmiş korunur.
Yalnızca belirli bir etikete sahip konuşmaları arşivlemek mümkün mü?
Evet. Kurala bir etiket koşulu ekleyin. Örneğin, yalnızca “Çözüldü” etiketine sahip ve 5 gündür etkin olmayan konuşmaları arşivleyebilirsiniz.
Arşivleme kuralı raporları veya metrikleri etkiler mi?
Hayır. Arşivleme verileri silmez. Konuşmalar arşivde erişilebilir kalır ve geçmiş raporlarda sayılmaya devam eder. Yalnızca gelen kutusu görünümü temizlenir.
Otomasyon kuralları oluşturmak için özel bir izne ihtiyacım var mı?
Otomasyon kurallarına erişim izinleri, Papo hesabınızın rol yapılandırmasını takip eder. Belirli izinlerle ilgili ayrıntılar doğrudan platformdan sorgulanabilir.
Ayrıca okuyun
- Belirli bir kanaldaki konuşmaları otomatik olarak bir ekibe atamak için kurallar nasıl yapılandırılır
- Her hizmet sonunda bir CSAT anketi göndermek için otomasyon nasıl oluşturulur
Ücretsiz başlayın ve gelen kutunuzdaki gürültüyü azaltın →
İlk kullanıcı ücretsizdir ve kredi kartı gerekmez — otomatik arşivleme kurallarını bugün ayarlayın.