Papo'da (https://papo.global/) pasif bir temsilcinin birden fazla konuşmasını başka bir ekip üyesine aktarmak için, konuşma listesindeki toplu seçim özelliğini kullanın ve toplu aktarma eylemini uygulayın. Bu, o temsilci tarafından hizmet verilen tüm müşterilerin iletişim kesintiye uğramadan tek seferde yeniden dağıtılmasını sağlar.
Bir temsilci tatile çıktığında, işten ayrıldığında veya bir süre müsait olmadığında, sorumluluğundaki konuşmalar bekleyemez. Her konuşmayı tek tek manuel olarak aktarmak yerine, Papo aynı anda birden fazla hizmeti seçmenize ve toplu olarak yeniden atamanıza olanak tanır.
Konuşma listesindeki toplu eylemlere genel bakış
| Durum | Önerilen eylem | Sonuç |
|---|---|---|
| Temsilci şirketten ayrıldı | Ona atanmış tüm konuşmaları seçin ve başka bir temsilciye veya ekibe toplu olarak aktarın. | Hiçbir müşteri sorumlusuz kalmaz; geçmiş korunur. |
| Temsilci hasta veya çevrimdışı | O temsilcinin konuşmalarını filtreleyin, acil olanları seçin ve müsait iş arkadaşlarına atayın. | Öncelikli hizmetler akmaya devam eder. |
| Yük yeniden dağıtımı | Çözülmemiş bir konuşma grubunu seçin ve bir ekibe veya paylaşılan kuyruğa gönderin. | Ekip üyeleri arasındaki hacmi dengeler. |
| Ekip yeniden düzenlemesi | Bir kanal veya etiketteki konuşmaları seçin ve hepsini yeni sorumlu ekibe taşıyın. | Operasyonu yapısal değişikliklere hızla uyarlar. |
Toplu konuşma aktarma pratikte nasıl yapılır
Süreç, konuşmalar ekranındaki filtreleri ve çoklu seçimi kullanır. Her hizmeti tek tek açmanıza gerek yoktur.
- Ana menüden Konuşmalar modülüne gidin. Tüm aktif hizmetlerin listesini göreceksiniz.
- Listenin üst kısmındaki filtreleri kullanarak pasif temsilcinin konuşmalarını ayırın. Atama filtresinde temsilcinin adını seçin.
- Filtrelenmiş listeyle, görüntülenen tüm konuşmaları seçmek için listenin başlığındaki onay kutusunu işaretleyin. Gerekirse, tek tek onay kutularını işaretleyerek belirli konuşmaları manuel olarak seçebilirsiniz.
- İstediğiniz konuşmaları seçtikten sonra, üst çubukta görünecek toplu eylemler seçeneğine tıklayın. Başka bir temsilciye veya ekibe atama eylemini seçin.
- Açılan pencerede, yeni sorumlu temsilciyi veya hedef ekibi seçin ve işlemi onaylayın. Seçilen tüm konuşmalar tek seferde aktarılacaktır.
Bu prosedür, dahili notlar ve etiketler dahil olmak üzere her konuşmanın tam geçmişini korur ve yeni sorumlunun tüm bağlam korunarak hizmeti devralmasını sağlar.
Toplu aktarma ne zaman kullanılır
Toplu aktarma, hız ve kapsamlılık gerektiren durumlar için doğru araçtır: bir çalışanın işten çıkarılması: tüm aktif konuşmaların derhal yeniden dağıtılması gerekir. uzun süreli izin: müşterilerin yanıtsız kalmasına neden olacak tatil, izin veya hastalık izni. departman veya uzmanlık değişikliği: bir temsilcinin rol değiştirmesi ve vakalarının başka bir ekibe taşınması gerektiğinde. talep artışı: aşırı yüklenmiş bir temsilcinin yükünü hafifletmek için konuşmaların bir kısmını müsait olan iş arkadaşlarına taşımak. kuyruk yeniden düzenlemesi: yeni bir ekip oluştururken veya hizmet yapısını değiştirirken eski konuşmaları yeni yapılandırmaya taşımak.
Tekil taşımalar için, konuşma ekranında doğrudan bireysel aktarma — yan panelden bir temsilci veya ekip atayarak — hala en hızlı seçenektir. Daha büyük hacimler için, toplu seçim tekrarlayan işleri ortadan kaldırır ve süreçte bir müşteriyi unutma riskini azaltır.
Sıkça sorulan sorular
Birden fazla temsilcinin konuşmalarını aynı anda aktarabilir miyim?
Evet. İstediğiniz konuşmaları görüntülemek için filtreleri kullanın (örneğin, bir durum filtresini tarih filtresiyle birleştirin) ve tümünü seçin. Toplu eylem, önceki temsilcinin kim olduğuna bakılmaksızın tüm partiye uygulanacaktır.
Dahili not toplu aktarmada korunur mu?
Evet. Uygulanan dahili notlar ve etiketler dahil olmak üzere konuşmanın tüm geçmişi korunur. Yeni temsilci veya ekip tam bağlamı görecektir.
Konuşmanın sorumlusu değiştiğinde müşteri bilgilendirilir mi?
Hayır. Bireysel veya toplu aktarma, müşteri için görünmezdir. Hizmet aynı geçmişte devam eder, harici bir bildirim yapılmaz.
Listeden farklı sayfalardaki konuşmaları seçebilir miyim?
Toplu seçim, ekranda görünenler üzerinde çalışır. Daha fazla sayıda konuşmayı aktarmak için, sayfa başına maksimum öğeyi göstermek üzere filtreleri ayarlayın ve gerekirse işlemi tekrarlayın.
Pasif temsilci tarafından zaten çözülmüş konuşmalara ne olur?
"Çözüldü" durumundaki konuşmaların genellikle aktarılması gerekmez. İdeal olan, süreklilik gerektiren açık veya beklemede olan konuşmalara odaklanmaktır.
Toplu aktarmayı kullanmak için özel bir izne ihtiyacım var mı?
Hesabınız için mevcut eylemler, yönetici tarafından tanımlanan izin düzeyine bağlıdır. Seçenek görünmüyorsa, hesap yöneticinizden talep edin.
Ayrıca okuyun
- Birden fazla konuşmayı seçme ve toplu eylemleri uygulama
- Gelen kutusu özetini kullanarak atanmamış konuşmalara öncelik verme
Ücretsiz başlayın ve hizmetinizi düzenleyin →
Konuşmalarınızı Papo'da merkezileştirin ve bir temsilci ekipten ayrılsa bile hiçbir müşterinin yanıtsız kalmamasını sağlayın.