Papo'da (https://papo.global/) temsilciler ve ekipler arasında bir görüşme aktarmak için, her görüşmenin yan panelindeki atama seçeneklerini kullanabilirsiniz. Hizmeti manuel olarak belirli bir temsilciye atayabilir, bir ekibin (Satış veya Destek gibi) sırasına gönderebilir ve bir sonraki temsilciye bağlam sağlamak için dahili bir not ekleyebilirsiniz.
Her müşterinin doğru kişi veya ekip tarafından hizmet almasını sağlamak, verimli bir hizmet için çok önemlidir. İyi yapılmış bir görüşme aktarımı, müşterinin bilgileri tekrarlamasını önler ve sorunun çözümünü hızlandırır. Papo, ekibiniz için bu geçişleri şeffaf bir şekilde yönetmek için esnek araçlar sunar.
Görüşme aktarım yöntemleri
Bir görüşmeyi yönlendirmenin farklı yolları vardır ve her biri operasyonunuzun belirli bir ihtiyacına uygundur.
| Aktarım Yöntemi | Nasıl Yapılır | İdeal Olduğu Durum |
|---|---|---|
| Bir Temsilciye Manuel | Görüşme panelinde, "Atanan Temsilci" alanını yeni sorumlunun adıyla değiştirin. | Devamlılık veya uzmanlık gerektiren durumlarda hangi meslektaşınızın görüşmeyi devralması gerektiğini tam olarak bildiğinizde. |
| Bir Ekibe | Görüşme panelinde, "Atanan Ekip" alanından istediğiniz ekibi seçin. | Belirli bir temsilci seçmeye gerek kalmadan bir konuyu doğru departmana (örn: Finans, Teknik Destek) yönlendirmek. |
| Dahili Not ile | Aktarmadan önce, görüşmeye temsilciyi veya ekibi belirten ve bağlamı açıklayan özel bir not ekleyin. | Bir sonraki temsilcinin daha önce ne konuşulduğuna ve müşterinin neye ihtiyacı olduğuna dair bir özet almasını sağlamak için tüm aktarımlarda. |
Adım adım görüşme aktarımı nasıl yapılır
Aktarım süreci doğrudan hizmet ekranında gerçekleştirilir ve günlük işlerde çeviklik sağlar.
1. Başka bir temsilciye manuel atama
Bu, bir görüşmeyi aktarmanın en doğrudan yoludur.
- Görüşme açıkken, ekranın sağ tarafındaki iletişim bilgileri panelini bulun.
- Atanan Temsilci alanını bulun. Bu alan mevcut temsilcinin adını gösterecek veya boş olacaktır.
- Alana tıklayın ve listeden görüşmeyi alacak temsilcinin adını seçin.
- Görüşme, seçilen temsilcinin gelen kutusuna taşınacaktır.
İpucu: Aktarmadan önce, dahili sohbeti kullanarak bir not ekleyin. Örneğin: "@Carlos, müşteri faturanın son ödeme tarihini değiştirmek istiyor. Yardımcı olabilir misin?". Böylece Carlos, görüşmeyi gerekli tüm bağlamla birlikte alır.
2. Bir ekibe atama
Bir konunun belirli bir departman tarafından ele alınması gerektiğinde, bir ekibe aktarmak idealdir.
- Aynı görüşme ekranında, Atanan Ekip alanını bulun.
- Alana tıklayın ve "Satış", "Destek" veya "Finans" gibi uygun ekibi seçin.
- Görüşme sıranızdan çıkacak ve o ekibin tüm üyeleri için erişilebilir olacaktır.
Görüşme bir ekibe atandığında, paylaşılan bir sıraya girer. Ekip için otomatik atama seçeneği etkinleştirilmişse, Papo görüşmeyi çevrimiçi ve müsait bir üyeye, bir rotasyon sistemini takip ederek atar. Aksi takdirde, ekibin herhangi bir üyesi görüşmeyi manuel olarak devralabilir.
3. Görüşmeleri yönlendirmek için otomasyonları kullanma
Süreci daha da optimize etmek için, görüşmeleri otomatik olarak doğru ekibe aktaran otomasyon kuralları yapılandırabilirsiniz. Ayarlar → Otomasyon bölümünde, kaynak gelen kutusu (örn: "finans@sirketiniz" adresinden gelen e-postalar Finans ekibine gider) veya belirli bir etiketin kullanımı gibi tetikleyicilere dayalı olarak Bir Ekip Ata eylemini kullanan bir kural oluşturmak mümkündür.
Verimli aktarımlar için en iyi uygulamalar
- Her zaman bağlam ekleyin: Bir görüşmeyi asla "körlemesine" aktarmayın. Hızlı bir dahili not, meslektaşınız için zaman kazandırır ve müşteri deneyimini iyileştirir.
- Ekipleri işleve göre tanımlayın: Sorumluluklara dayalı (Satış, Satış Sonrası, 2. Seviye Destek) net isimlerle ekipler oluşturun. Bu, nereye aktarılacağı kararını çok daha sezgisel hale getirir.
- Ekibi eğitin: Tüm temsilcilerin görüşmeleri ne zaman ve nasıl aktaracaklarını bilmelerini ve her ekibin sorumluluklarını anlamalarını sağlayın.
- Müsaitliği kontrol edin: Belirli bir temsilciye aktarırken, mümkünse hızlı bir yanıt sağlamak için çevrimiçi olup olmadığını kontrol edin. Değilse, bir ekibe atama daha etkili olabilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Bir temsilciye atama ile bir ekibe atama arasındaki fark nedir?
Bir temsilciye atama, o kişiyi görüşmeden tek sorumlu yapar. Bir ekibe atama ise görüşmeyi paylaşılan bir sıraya koyar, burada ekibin müsait herhangi bir üyesi sorumluluğu manuel veya otomatik olarak üstlenebilir.
Görüşme aktarıldığında müşteri bilgilendirilir mi?
Hayır. Aktarım ve dahili notlar müşteri için görünmez eylemlerdir. Yeni temsilci, isterse, hizmette netliği korumak için görüşmeyi devralırken kendini tanıtabilir.
Çevrimdışı olan bir temsilciye aktarırsam ne olur?
Görüşme ona atanacak ve çevrimiçi olduğunda gelen kutusunda görünecektir. Çözüm acilse, aktif üyeleri olan bir ekibe aktarmak daha çok önerilir.
Bir aktarımı iptal edebilir veya görüşmeyi geri alabilir miyim?
Evet. Görüşmeyi tekrar kendinize veya önceki temsilciye/ekibe atamanız yeterlidir. Atama eylemi, izni olan herkes tarafından herhangi bir zamanda yapılabilir.
Bir temsilci, bir ekibin sırasındaki bir görüşmeyi nasıl alır?
Temsilciler, yan menüde Görüşmeler → Ekipler altında ekiplerine atanan görüşmeleri görüntüleyebilirler. Oradan, istenen görüşmeyi açıp etkileşime başlayabilir veya resmi olarak kendilerine atamak için tıklayabilirler.
Bir ekibe atama seçeneğini neden göremiyorum?
Ekip oluşturma ve yönetimi, Yönetici profiline sahip kullanıcılar için kullanılabilen bir özelliktir. Seçeneği görmüyorsanız, hesabınızda yapılandırılmış ekipler olmayabilir veya kullanıcı izniniz bu eylemi içermeyebilir.
Ayrıca okuyun
- Papo Global'da ekipler nasıl oluşturulur ve hizmet nasıl dağıtılır
- Ekip İletişiminiz İçin Dahili Sohbeti Kullanma
İlk kullanıcı ücretsizdir ve kredi kartına ihtiyaç duymadan hizmetinizi bugün organize etmeye başlayabilirsiniz.