Papo'da (https://papo.global/) anahtar kelimelere göre konuşmaları “Çözüldü” olarak işaretleyen otomasyonu yapılandırmak için Otomasyon modülünde bir Otomasyon Kuralı oluşturun, gelen mesaj tetikleyicisini tanımlayın, anahtar kelime koşulunu ekleyin (örn. “teşekkürler”, “çözüldü”) ve “Çözüldü” etiketini uygulayıp konuşmayı arşivleyecek eylemleri yapılandırın. Böylece gelen kutusu temiz kalır ve ekip, sona ermiş her görüşmeyi manuel olarak kapatmak zorunda kalmaz.
Özet: manuel işaretleme ile anahtar kelime otomasyonu
| Yöntem | Nasıl çalışır | Ne zaman kullanılır |
|---|---|---|
| Manuel işaretleme | Temsilci konuşmaya sağ tıklar ve çözüldü olarak işaretleme seçeneğini seçer. | Düşük hacim, insan yargısı gerektiren durumlar veya istisnalar. |
| Anahtar kelimeye göre Otomasyon Kuralı | Sistem, mesajda yapılandırılmış terimleri tanır ve etiket uygulama, arşivleme gibi otomatik eylemleri çalıştırır. | “Teşekkürler” gibi ifadelerin kapanışı gösterdiği standart görüşmeler. |
Papo konuşmanın geçmişini ve etiketlerini korur, böylece durum arşivlemeden sonra da izlenebilir kalır.
Anahtar kelime kuralı nasıl çalışır
Otomasyon modülünde kurallar tetikleyici + koşullar + eylemler mantığını izler. Anahtar kelimeyle kapatma senaryosunda tetikleyici yeni bir mesajı tanımlar; koşul metni yapılandırılmış terimlerle karşılaştırır; eylemler etiketleme ve arşivlemeyi gerçekleştirir.
Kuralı bir gelen kutusuyla, mevcut bir etiketle veya başka ölçütlerle sınırlayarak yanlış pozitifleri azaltabilirsiniz. Örneğin kural yalnızca henüz “Çözüldü” etiketi olmayan Destek WhatsApp konuşmaları için geçerli olabilir.
Yapılandırma adım adım
1. Otomasyon modülüne erişin
Papo panelinde Ayarlar'a gidin ve Otomasyon'a tıklayın. Bu alan, görüşmedeki eylemleri otomatikleştiren kuralları yönettiğiniz yerdir.
2. Yeni bir kural oluşturun
Yeni bir kural başlatın ve “Anahtar kelimeyle Çözüldü olarak işaretle” gibi açıklayıcı bir ad verin. Bu, otomasyonu daha sonra tanımlamayı ve ayarlamayı kolaylaştırır.
3. Mesaj tetikleyicisini tanımlayın
Konuşmaya yeni bir mesaj geldiğinde otomasyonu başlatan olayı seçin. Panel kanala veya mesaj türüne göre ayrı tetikleyiciler sunuyorsa akışınıza karşılık geleni seçin.
4. Anahtar kelime koşulunu yapılandırın
Koşulda mesaj içeriğinin kapanış terimlerinden birini içermesi gerektiğini belirtin: “teşekkürler”, “teşekkür ederim”, “çözüldü”, “kapatıldı”. Farklı yazımları ve varsa aksanlı/aksansız varyasyonları ekleyerek kuralın değişik yazılmış mesajları kaçırmasını önleyin.
5. Etiket ve arşivleme eylemlerini ekleyin
“Çözüldü” etiketini uygulama ve konuşmayı arşivleme eylemini yapılandırın. Hesabınızın arayüzü kural başına yalnızca bir eylem gösteriyorsa tamamlayıcı kuralları zincirleyebilir veya panel sürümünüzdeki mevcut seçenekleri gözden geçirebilirsiniz; güncel ayrıntılar Papo sitesindedir.
6. Kaydedin ve etkinleştirin
Ayarları gözden geçirin, kaydedin ve kuralın etkin olduğundan emin olun. Bu andan itibaren koşulları karşılayan konuşmalar otomatik olarak etiketlenecek ve arşivlenecektir.
Pratik kullanım örnekleri
| Örnek | Önerilen anahtar kelimeler | Önerilen eylem |
|---|---|---|
| Destek kapatıldı | “teşekkürler”, “çözüldü”, “her şey yolunda” | “Çözüldü” uygula ve arşivle |
| Satış sonrası onaylandı | “alındı”, “kuruldu” | “Müşteri onayladı” uygula ve takibi sürdür |
| Resmi e-posta çözüldü | “teşekkür ederim”, “çözüldü” | “Çözüldü” uygula ve arşivle |
Görüşmenin sonunda doğal olarak geçen terimleri seçin. Çok genel kelimeler, hâlâ etkin olan konuşmaları kapatma riskini artırır.
Bu otomasyon kimler için uygundur
- Yüksek hacimli destek ekipleri: konuşmaları tek tek gözden geçirme ve kapatma gibi tekrarlayan görevi ortadan kaldırır.
- Zaten standart etiketler kullanan operasyonlar: her temsilcinin doğru etiketi hatırlamasına bağlı kalmadan sınıflandırmayı tutarlı tutar.
- Çok kanallı şirketler: her gelen kutusunun kelime dağarcığına ve ritmine uygun olarak kanal başına bir kural oluşturulabilir.
- İdari görevleri azaltmak isteyen ekipler: otomatik kapatmadan sonra temsilci bir sonraki konuşmaya serbest kalır.
Sık sorulan sorular
Kural aynı konuşmada etiketi uygulayıp arşivleyebilir mi?
Evet, iki eylemi aynı kuralda yapılandırabilirsiniz. Hesabınız eylemleri ayrı gösteriyorsa kuralı, etiketi arşivlemeden önce uygulayacak şekilde düzenleyin.
Birden fazla anahtar kelime kullanabilir miyim?
Evet. Kapanışı gösteren terimleri ve varyasyonlarını ekleyin: “teşekkürler”, “teşekkür ederim”, “çözüldü” ve “kapatıldı”. Daha özel bir liste, hâlâ etkin olan konuşmaları işaretleme olasılığını azaltır.
Kural eski mesajlar için mi yoksa yalnızca yeni mesajlar için mi çalışır?
Otomasyon, yeni mesajlar veya yapılandırılmış olaylar tarafından tetiklenir. Zaten açık olan konuşmalar için konuşma panelindeki manuel işaretlemeyi kullanın.
Müşteri arşivlemeden sonra tekrar yazarsa ne olur?
Konuşma otomatik olarak yeniden açılır ve önceki geçmişi koruyarak gelen kutusunda yeniden görünür.
Kuralı bir kanal veya etiketle sınırlayabilir miyim?
Evet. Kuralın yalnızca belirli bağlamlarda çalışması için kaynak gelen kutusu veya mevcut etiket gibi koşullar ekleyebilirsiniz.
“Çözüldü” etiketinin önceden oluşturulmuş olması gerekiyor mu?
Papo, etiket henüz yoksa eylem sırasında oluşturmanıza izin verir. Standart sağlamak için kuralı etkinleştirmeden önce etiket listesini ve ekip akışını gözden geçirmek faydalıdır.
Ayrıca okuyun
- Etkin olmayan konuşmaları kapatmak ve CSAT anketi göndermek için Otomasyon Kuralı nasıl kullanılır
- Görüşmede önceliği belirtmek için etiketler nasıl kullanılır
Anahtar kelimelerle kapanışı otomatik tanımlayarak konuşmanın sonunu öngörülebilir bir adıma dönüştürürsünüz: etiket uygulanır, gelen kutusu düzenli kalır ve ekip bir sonraki müşteriye hazır olur. Terimleri ve koşulları hedef kitlenizin kelime dağarcığına göre ayarlayın ve kuralın doğru sınıflandırma yaptığını doğrulamak için raporları izleyin.
Ücretsiz başlayın ve konuşma kapanışını otomatikleştirin →
Papo'da hesabınızı oluşturun ve anahtar kelimelere göre konuşmaları etiketleyip arşivleyen otomasyon kuralları yapılandırarak gelen kutunuzu düzenli tutun.