Birleşik gelen kutunuzdaki sohbetleri verimli bir şekilde düzenlemek ve bulmak için Papo (https://papo.global/), "Benimkiler", "Atanmamış" ve "Tümü" gibi önceden tanımlanmış görünümler sunar. Ayrıca temsilci, ekip, etiket ve sohbet durumu gibi kriterlere dayalı özel filtreler oluşturmanıza da olanak tanır. Bu işlevsellik, destek taleplerine öncelik vermek, görevleri dağıtmak ve ekibinizin iş akışını düzenli tutmak için çok önemlidir.
WhatsApp, Instagram ve e-posta gibi farklı kanallardan gelen yüksek hacimli mesajları yönetmek zorlayıcı olabilir. Düzensiz bir gelen kutusu, yavaş yanıt sürelerine, hayal kırıklığına uğramış müşterilere ve kaçırılan iş fırsatlarına yol açar. Papo'nun görünüm ve filtre sistemi, bu senaryoya düzen getirmek, her ekip üyesinin en önemli olana odaklanmasını sağlamak ve hiçbir sohbetin unutulmamasını garanti etmek için tasarlanmıştır.
Önceden Tanımlanmış Filtreler: Temel Görünümler
Papo gelen kutusu, destek organizasyonunuzun temelini oluşturan üç ana filtreyle birlikte gelir. Her birinin amacını anlamak, verimli bir iş akışı için ilk adımdır.
| Önceden Tanımlanmış Filtre | Ne Gösterir | Ne İşe Yarar |
|---|---|---|
| Benimkiler | Doğrudan size atanmış tüm sohbetler. | Ekipteki diğer sohbetlerin dikkat dağıtıcılığı olmadan yalnızca kendi destek taleplerinize odaklanmak. |
| Atanmamış | Yeni gelen ve henüz hiçbir temsilciye atanmamış sohbetler. | Yeni destek taleplerini ekibe dağıtmak ve tüm müşterilerin ilk yanıtı almasını sağlamak. |
| Tümü | Durum veya sorumlu temsilciden bağımsız olarak hesaptaki kesinlikle tüm sohbetler. | Operasyona genel bir bakış elde etmek, mesaj hacmini izlemek ve belirli sohbetleri bulmak. |
Benimkiler görünümü, sorumluluklarınızı ayırdığı için çoğu temsilci için başlangıç noktasıdır. Atanmamış bölümü, yöneticilerin veya ekibin yeni sohbetleri alıp yanıtlayabileceği bir ön eleme alanı olarak işlev görür. Tümü görünümü ise genel iş yükünü ve destek kalitesini izlemesi gereken ekip liderleri ve yöneticiler için güçlü bir araçtır.
Özel Filtreler Nasıl Oluşturulur ve Kaydedilir
Standart görünümlere ek olarak Papo, operasyonunuzun özel ihtiyaçlarını karşılamak için kendi filtrelerinizi oluşturmanıza ve kaydetmenize olanak tanır. Bu, karmaşık kriterlere dayalı sohbetleri segmentlere ayırmak ve tek bir tıklamayla bunlara erişmek için kullanışlıdır.
Aşağıdaki kriterleri birleştirerek filtreler oluşturabilirsiniz:
- Temsilci: Bir veya daha fazla belirli ekip üyesinin sohbetlerini görün.
- Ekip: "Satış" veya "Destek" gibi bir destek ekibine göre filtreleyin.
- Gelen Kutusu: Belirli bir kanalın sohbetlerini ayırın (örn: yalnızca Instagram veya yalnızca WhatsApp).
- Durum:
Açık,BeklemedeveyaÇözüldüsohbetlere göre filtreleyin. - Etiketler (Labels):
Acil,Bekleyen BütçeveyaSatış Sonrasıgibi bir veya daha fazla etiketle işaretlenmiş sohbetleri bulun.
Özel Bir Filtre Oluşturmak İçin Adım Adım Kılavuz
- Papo platformundaki gelen kutunuza erişin.
- Genellikle bir huni simgesi veya "Filtrele" düğmesiyle temsil edilen filtre seçeneğini bulun.
- Filtre panelinde uygulamak istediğiniz kriterleri seçin. Örneğin,
Gelen Kutusu = "Satış - WhatsApp"VEEtiket = "Sıcak Potansiyel Müşteri"seçebilirsiniz. - Filtreyi uygulamak için tıklayın. Sohbet listesi, kriterlerinize uyan sonuçları göstermek için anında güncellenecektir.
- Bu filtre kombinasyonunu tekrar kullanabilmek için "Filtreyi Kaydet" veya "Görünümü Kaydet" gibi bir seçenek arayın.
- Filtrenize "WhatsApp Sıcak Potansiyel Müşterileri" gibi açık ve açıklayıcı bir ad verin.
- Kaydettikten sonra, özel filtreniz hızlı erişim listesinde mevcut olacak ve farklı görünümler arasında kolayca geçiş yapmanızı sağlayacaktır.
Özel Filtrelerin Pratik Örnekleri
Filtrelerin gücünü göstermek için, farklı ekiplerin bunları nasıl kullanabileceğine dair bazı örnekler aşağıdadır:
- Destek Yöneticileri İçin: Çözülmesi uzun süren sohbetleri belirlemek ve SLA'yı (Hizmet Seviyesi Anlaşması) izlemek için
Durum = "Açık"ve bir zaman kriteri (örn: "24 saatten daha önce oluşturuldu") içeren bir filtre oluşturmak. - Satış Ekipleri İçin: Her satış temsilcisinin takip edilmesi gereken tüm potansiyel müşterileri hızlıca görebilmesi için
Etiket = "Takip"VETemsilci = "Benim Kullanıcım"içeren bir filtre. - Teknik Destek İçin: E-posta ile alınan tüm teknik biletleri tek bir yerde düzenlemek için
Gelen Kutusu = "Destek - E-posta"VEEtiket = "Hata Bildirildi"kombinasyonunu içeren bir filtre.
Sıkça Sorulan Sorular
Bir sohbeti kendime veya başka bir temsilciye nasıl atarım?
Bir sohbetin içinde, onu bir temsilciye atama seçeneği bulacaksınız. Kendi adınızı seçtiğinizde, sohbet "Benimkiler" görünümünüze geçecektir. Başka bir meslektaşınıza atarsanız, onun "Benimkiler" kutusunda görünecektir.
Tek bir filtrede birden fazla kriteri birleştirebilir miyim?
Evet. Özel filtrelerin gücü, birden fazla kriteri birleştirme yeteneğinde yatar. Örneğin, belirli bir Ekipe atanmış, Acil etiketli, Instagram kanalındaki tüm Açık sohbetleri filtreleyebilirsiniz.
Özel filtreleri kimler oluşturabilir ve görebilir?
Normalde, tüm kullanıcılar kendi kullanımları için filtreler oluşturabilir. Hesabınızın ayarlarına bağlı olarak, filtreleri tüm ekiple paylaşma seçenekleri olabilir, bu da standartlaştırılmış görünümleri herkes için erişilebilir hale getirir. İzinlerle ilgili ayrıntılar platformda mevcuttur.
Bir sohbet "Çözüldü" olarak işaretlendiğinde ne olur?
Bir sohbet "Çözüldü" olarak işaretlendiğinde, aktif destek kuyruklarından (örneğin "Açık" ve "Benimkiler") çıkar. Silinmez ve ilgili kişinin geçmişinde kalır; arama yoluyla veya "Çözüldü" durum filtresi uygulanarak bulunabilir.
Filtreler birden fazla kanalı yönetmeye nasıl yardımcı olur?
Şirketiniz WhatsApp, Instagram ve e-posta üzerinden destek sağlıyorsa, gelen kutusu çok yoğun olabilir. "Gelen Kutusu" kriterini kullanarak her kanal için ayrı görünümler oluşturabilirsiniz. Bu, ekiplerin veya temsilcilerin belirli bir kanalda uzmanlaşmasına olanak tanıyarak odaklanmayı ve verimliliği artırır.
Ücretsiz başlayın ve destek taleplerinizi düzenleyin →
İşletmenizin sohbetlerini test etmek ve düzenlemek için ilk kullanıcı ücretsizdir.