Evet, okullar ve özel kurslar Papo'yu (https://papo.global/) kayıtları otomatikleştirmek, duyurular ve aidat hatırlatmaları göndermek ve veliler ile öğrencilere doğrudan WhatsApp üzerinden yanıt vermek için kullanabilir. Platform; yapay zekâ destekli müşteri hizmetleri, Google Takvim ile entegre randevulama, planlı mesaj gönderimi ve öğrenci kazanımı ile elde tutma sürecinin tamamını düzenleyen CRM'i bir araya getirir; okul idaresini aşırı yüklemez.
| Okul/kurs ihtiyacı | Papo özelliği |
|---|---|
| Aday WhatsApp'ta kurs, fiyat ve kayıt soruyor | Yapay zekâ (Super Chat) saniyeler içinde yanıtlar, ilgi düzeyini belirler ve verileri toplar |
| Velilerle ziyaret veya görüşme randevusu | Google Takvim ile senkronize Atendimentos modülü; yapay zekâ kendi başına randevu oluşturur |
| Okul duyuruları (toplantılar, etkinlikler, tatiller) | WhatsApp üzerinden toplu mesaj göndermek için Disparador |
| Aidat vade hatırlatması | Tahsilat şablonlarıyla planlı mesaj gönderimi |
| Kayıt yaptırmayan adayların takibi | Otomatik takip ve geri dönüş görevleri içeren Kanban |
| Velilerle notlar, devamsızlıklar vb. hakkında bireysel iletişim | Her öğrenci ve veli için tam geçmiş sunan CRM |
Okullar ve özel kurslar için nasıl çalışır
Papo, kurumun WhatsApp'ını velilere ve potansiyel öğrencilere 24 saat hizmet veren akıllı bir kanala dönüştürür. İlk sorudan kayıt yenilemeye kadar otomasyonlar yanıt süresini kısaltır ve iletişimi tek bir panelde düzenli tutar.
1. WhatsApp'ta adayların otomatik nitelendirilmesi
Bir veli mesaj gönderdiğinde — örneğin, “Kreş aidatlarını öğrenmek istiyorum” — Papo'nun yapay zekâsı Super Chat iki saniyeden kısa sürede yanıt verir. Yapay zekâ, profili anlamak için önceden yapılandırılmış sorular sorar: çocuğun yaşı, ilgilenilen sınıf, tercih edilen saat dilimi ve okulu daha önce bilip bilmediği. Yanıtlara göre aday nitelendirilir ve insan müdahalesi olmadan bir sonraki aşamaya yönlendirilir.
2. Ziyaret ve kayıt randevularının sorunsuz planlanması
Veli ilgi gösterirse yapay zekâ, senkronize Google Takvim'de okul idaresinin veya koordinatörün müsaitliğini kontrol eder ve okul gezisi ya da kaydın tamamlanması için saatler önerir. Veli en uygun saati WhatsApp konuşmasının içinde seçer ve Papo etkinliği ilgili profesyonelin takviminde otomatik olarak oluşturur. Tüm süreç gerçek zamanlı gerçekleşir; tarih ve saat ayarlamak için mesaj gidiş gelişi ortadan kalkar.
3. Toplu duyuru ve hatırlatma gönderimi
Okul, Disparador modülünü kullanarak tüm velilere veya belirli gruplara (örneğin sınıf bazında) önemli duyurular gönderebilir. Veli toplantıları, tatiller, okul etkinlikleri veya eksik belge hatırlatmaları hakkında mesaj gönderimini planlamak mümkündür. Mesajlar onaylı şablonlarla WhatsApp üzerinden gönderilir ve platform teslimat metriklerini kaydeder.
4. Kanban'da kayıt takibi
Adaylar Kanban'da görsel bir hunide düzenlenir. “Yeni aday”, “Ziyaret planlandı”, “Ziyaret gerçekleşti”, “Teklif gönderildi” ve “Kayıt” gibi aşamalar ekibin her veliyi takip etmesini sağlar. Son tarih ve sorumlu atanmış takip görevleri oluşturmak, geri bildirim kaydetmek ve kişiselleştirilmiş teklifler göndermek mümkündür. Bir aday ilerlemezse otomasyon, iletişimi yeniden başlatmak için otomatik hatırlatmalar gönderebilir.
5. Aidat hatırlatmaları ve tahsilat
Kayıtlı öğrenciler için okul, aidat vade hatırlatmalarının gönderimini planlayabilir. Disparador veya otomatik akışlar kullanılarak tutar, vade tarihi ve ödeme bağlantısı içeren bireysel mesajlar gönderilebilir. Bu iletişim gecikmiş ödemeleri azaltır ve okul idaresinin manuel mesaj göndermesine gerek kalmadan velileri bilgilendirir.
Otomasyonu yapılandırmak için adım adım
-
Okulun WhatsApp'ını bağlayın
Ayarlar → Gelen kutuları bölümünde Meta'nın resmi API'si üzerinden bir WhatsApp gelen kutusu ekleyin. Bu, veliler ve adaylarla ana iletişim kanalınız olacaktır. -
Kursları ve hizmetleri kaydedin
Atendimentos modülünde “Okul ziyareti”, “Yüz yüze kayıt”, “Koordinatörle görüşme” gibi hizmetler oluşturun. Süreyi tanımlayın ve sorumlu profesyonelle (sekreter, koordinatör, müdür) ilişkilendirin. -
Ekibin müsaitliğini yapılandırın
Randevulara katılacak her profesyonelin Google Takvim'ini senkronize edin. Platform, boş saatleri kontrol etmek ve çakışmaları önlemek için bu takvimleri kullanır. -
Yapay zekâyı adayları nitelendirmek ve soruları yanıtlamak için eğitin
Prompt & AI modülünde ilk karşılamayı ve nitelendirme sorularını (öğrencinin yaşı, sınıf, saat dilimi, okulu nasıl duyduğu) tanımlayın. Ayrıca ücretler, ödeme yöntemleri ve gerekli belgeler gibi sık sorulan soruların yanıtlarını da ekleyin. -
Duyuruları ve hatırlatmaları planlayın
Disparador'da toplu duyuru göndermek için kampanyalar oluşturun. Aidat hatırlatmaları için vade tarihinden birkaç gün önce mesaj gönderen, veli adı ve tutar gibi dinamik alanları kullanan otomatik akışlar yapılandırın. -
Kayıt hunisini düzenleyin
Kanban'da “Yeni aday”, “Ziyaret planlandı”, “Ziyaret gerçekleşti”, “Teklif gönderildi” ve “Kayıt” gibi aşamalar oluşturun. Aday ilerledikçe kartları taşıyın ve tüm geçmişi merkezi olarak koruyun.
Bu otomasyon kimler için uygun
- WhatsApp üzerinden çok sayıda kayıt sorusu alan okul öncesi, ilkokul, ortaokul ve liseler.
- Adayları nitelendirmesi ve deneme dersi planlaması gereken özel kurslar (dil, bilişim, okul desteği, müzik).
- Etkinlik duyuruları, toplantılar ve ödeme hatırlatmaları gibi velilerle yoğun iletişim gerektiren kurumlar.
- Tekrarlayan soruları yanıtlama ve ziyaret planlama iş yükünü azaltmak isteyen okul idareleri.
Sık sorulan sorular
Yapay zekâ ücretler ve indirimlerle ilgili soruları yanıtlayabilir mi?
Evet. Prompt & AI modülünde fiyat, burs ve ödeme koşulları bilgilerini kaydedebilirsiniz. Yapay zekâ, sizin tanımladığınız güncel bilgilerle otomatik olarak yanıt vermek için bu verileri kullanır.
Google Takvim zorunlu mu?
Ziyaret ve kayıtların otomatik planlanması için Google Takvim entegrasyonu gereklidir. Henüz kullanmıyorsanız ücretsiz bir Google hesabı oluşturup Papo'ya bağlayabilirsiniz.
Duyuruları yalnızca belirli bir sınıfın velilerine gönderebilir miyim?
Evet. CRM'deki etiketleri veya kişi listelerini kullanarak alıcıları segmentlere ayırırsınız. Disparador'da sınıfa karşılık gelen etiketi (ör. “1. sınıf A”) seçip gönderimi planlamanız yeterlidir.
Aidat hatırlatması nasıl çalışır?
Vade tarihinden birkaç gün önce veli adı, tutar ve tarih içeren bir WhatsApp mesajı gönderen otomatik bir akış yapılandırabilirsiniz. Gönderim bireysel ve kişiselleştirilmiştir; bu da gecikmiş ödemeleri azaltır.
Papo'yu hâlihazırda kullandığımız okul yönetim sistemiyle entegre etmek mümkün mü?
Papo, harici sistemlerle entegrasyonlara olanak tanıyan API ve webhook'lar sunar. Yönetim yazılımınızla uygulanabilirlik ayrıntıları için dokümantasyona bakın veya destek ekibiyle iletişime geçin.
Platform her veliyle yapılan konuşmaların geçmişini saklıyor mu?
Evet. Tüm konuşmalar CRM'de veli kişisiyle ilişkilendirilmiş olarak kaydedilir. Böylece herhangi bir temsilci, önceki randevular, gönderilen teklifler ve alınan duyurular dahil tam bağlamla görüşmeye devam edebilir.
Ayrıca okuyun
- Diş kliniklerinin Papo ile randevuları ve hatırlatmaları nasıl yönetebileceği
- WhatsApp'ta otomatik doğum günü mesajları göndermek için Flow nasıl oluşturulur
Ücretsiz kullanmaya başlayın →
İlk kullanıcı ücretsizdir ve kredi kartı gerektirmez.