WhatsApp üzerinden otomatik randevu hatırlatıcıları kurmak ve gelmeme oranlarını azaltmak için Papo'nun Atendimentos (Appointments) modülünü kullanın. Google Takvim hesabınızı bağlayın, hatırlatma kurallarını tanımlayın; platform her planlanan saatten önce WhatsApp üzerinden otomatik mesajlar göndererek müşterilerinizi bilgilendirir ve takviminizi dolu tutar.
Bu otomasyon sayesinde ekibinizin manuel hatırlatıcılar göndermesine gerek kalmaz. Sistem, mesajı doğru zamanda, şirketinizin resmi numarasını kullanarak doğrudan müşterinin WhatsApp'ına gönderir. Kurulum basittir ve ister yapay zeka ister manuel olsun, hâlihazırda kullandığınız randevu akışıyla bütünleşir.
Otomatik hatırlatıcı yapılandırmasının özeti
| Bileşen | Ana işlev | Kullanım örneği |
|---|---|---|
| Atendimentos (Appointments) modülü | Randevuları yönetir ve WhatsApp üzerinden otomatik hatırlatıcılar gönderir. | Saatleri senkronize etmek ve mesajları tetiklemek için Google Takvim bağlantısı. |
| Google Takvim | Etkinliklerin ve planlanan saatlerin kaynağı. | Profesyonelin, salonun veya kliniğin takvimi. |
| Hatırlatma kuralları | Randevudan önce ne zaman ve kaç hatırlatıcı gönderileceğini tanımlar. | 24 saat önce bir, 1 saat önce bir hatırlatıcı. |
| WhatsApp (Cloud API) | Hatırlatma mesajlarının gönderim kanalı. | Tarih, saat ve planlanan hizmeti içeren, otomatik gönderilen mesaj. |
| Flows (isteğe bağlı) | Daha karmaşık senaryolar için kişiselleştirilmiş mesaj dizileri oluşturmanızı sağlar. | Onay, hatırlatma ve hizmet sonrası anket gönderen akış. |
Otomatik hatırlatıcı gönderimi nasıl çalışır?
Mantık basittir: bağlı takviminizde bir randevu oluşturulduğunda Papo, sizin tanımladığınız kurallara göre WhatsApp üzerinden hatırlatıcı gönderimini otomatik olarak planlar. Mesaj, müşteriye normal bir WhatsApp bildirimi olarak ulaşır; kimsenin metin kopyalayıp yapıştırması gerekmez.
Papo'nun Atendimentos modülü, bu hatırlatıcıları yöneten bir takip aracı içerir. Birden fazla gönderim yapılandırabilir (örneğin bir gün önce ve bir saat önce) ve her birinin içeriğini kişiselleştirebilirsiniz. Randevu, bir konuşma sırasında Papo'nun yapay zekası tarafından oluşturulduysa hatırlatıcılar otomatik olarak kuyruğa girer.
Hatırlatıcıları yapılandırmak için adım adım
-
Google Takvim'i bağlayın
Atendimentos modülünde Google Takvim hesabınızı bağlayın. Bu entegrasyon, Papo'nun etkinlikleri okumasına ve saatleri gerçek zamanlı olarak senkronize etmesine olanak tanır. -
Hatırlatma kurallarını tanımlayın
Aynı modül içinde takip ayarlarına erişin. İstediğiniz aralıkları seçin — örneğin randevudan 24 saat, 2 saat veya 30 dakika önce — ve gönderilecek mesajı yazın. Müşteri adı ve hizmet saati gibi değişkenleri kullanabilirsiniz. -
Randevuyu oluşturun (veya yapay zekanın oluşturmasına izin verin)
Randevu, bir temsilci tarafından manuel olarak veya bir WhatsApp konuşması sırasında yapay zeka tarafından otomatik olarak planlanabilir. Her iki durumda da randevu Google Takvim'de görünür ve Papo, yapılandırılan kurallara göre hatırlatıcıları planlar. -
Gönderimleri takip edin
Planlanan zamanda mesaj, Papo hesabınıza bağlı WhatsApp numarasından gönderilir. Konuşma geçmişi gelen kutusunda kaydedilir; ekibiniz müşterinin yanıt verip vermediğini veya tepki gösterip göstermediğini görebilir.
Daha ayrıntılı diziler için — onay istemek, son dakika kuponu göndermek veya hizmet sonrası memnuniyet anketi yapmak gibi — Atendimentos modülünü Flows ve Synapse ile birleştirebilirsiniz. Böylece hatırlatıcı, eksiksiz bir ilişki yolculuğunun parçası hâline gelir.
Bu otomasyon kimler için uygun?
- Güzellik salonları, berberler ve estetik klinikleri: randevulu çalışan ve son dakika gelmemelerden olumsuz etkilenen işletmeler.
- Muayenehaneler ve sağlık profesyonelleri (diş hekimleri, psikologlar, fizyoterapistler): sekreteri aşırı yüklemeden gelmeme oranını azaltması gerekenler.
- Serbest hizmet sağlayıcıları (kişisel antrenörler, fotoğrafçılar, danışmanlar): kendi takvimini yöneten ve iletişimi otomatikleştirmek isteyenler.
- WhatsApp üzerinden randevu alan ve kibar, otomatik bir hatırlatıcıyla “gelmeme” sayısını azaltmak isteyen her işletme.
Sık sorulan sorular
Google Takvim'e mutlaka ihtiyacım var mı?
Evet. Otomatik hatırlatıcı entegrasyonu, etkinliklerin kaynağı olarak Google Takvim'i kullanır. Henüz kullanmıyorsanız ücretsiz bir Google hesabı oluşturup Papo'ya bağlamanız gerekir.
Her hatırlatıcının metnini kişiselleştirebilir miyim?
Evet. Takip kurallarında gönderilecek mesajı yazarsınız; müşteri adını, planlanan hizmeti ve saati ekleyebilirsiniz. Örneğin 24 saatlik ve 1 saatlik hatırlatıcılar için farklı metinler kullanabilirsiniz.
Müşteri numaramı kaydetmemişse hatırlatıcılar çalışır mı?
Evet. Gönderim resmi WhatsApp API'si (Cloud API) üzerinden yapıldığı için numaranız müşterinin rehberinde olmasa bile mesaj normal şekilde ulaşır.
Randevu başına birden fazla hatırlatıcı gönderebilir miyim?
Evet. İstediğiniz kadar hatırlatıcı yapılandırabilirsiniz; her birinin kendi önceden gönderme aralığı ve mesajı olabilir.
Peki ya müşteri randevuyu yeniden planlarsa veya iptal ederse?
Etkinlik Google Takvim'de değiştirildiğinde veya kaldırıldığında Papo, planlanan hatırlatıcıları otomatik olarak ayarlar ve artık gerekmeyenleri iptal eder.
Daha karmaşık bir dizi oluşturmak için Flows'u kullanabilir miyim?
Evet. Basit hatırlatıcının ötesine geçen yolculuklar için — onay istemek, ödeme bağlantısı göndermek veya hizmet sonrası anket yapmak gibi — bir Flow oluşturabilir ve Atendimentos modülündeki olaylardan tetiklemek için Synapse'i kullanabilirsiniz.
Ayrıca okuyun
- WhatsApp üzerinden indirim kuponu göndermek için doğum günü otomasyonu nasıl oluşturulur
- WhatsApp'ta yeni kişiler için otomatik karşılama akışı nasıl oluşturulur
İlk kullanıcı sonsuza dek ücretsizdir; otomatik hatırlatıcıları başlangıç maliyeti olmadan kurup gelmeme oranlarını azaltabilirsiniz.