Papo'da (https://papo.global/) belirli bir gelen kutusu için özel çalışma saatleri ayarlamak için, istediğiniz gelen kutusunun ayarlarına erişir ve çalışma günlerini ve saatlerini, ayrıca kişiselleştirilmiş yokluk mesajını tanımlarsınız. Her gelen kutusu kendi çalışma saatleriyle çalışır ve platformun genel saatlerini etkilemez.
Şirketiniz birden fazla kanal kullandığında — satış için WhatsApp, destek için Instagram ve finans için e-posta gibi — her ekibin farklı çalışma saatleri olabilir. Papo, bağımsız gelen kutuları oluşturmanıza ve her birinde insan destek saatlerinin aktif olduğu zamanı yapılandırmanıza olanak tanır. Bu sürenin dışında, sistem otomatik olarak bir yokluk mesajı gönderir ve konuşmayı bir sonraki vardiya başlangıcına kadar hiçbir temsilciye atamadan kuyrukta tutar.
| Özellik | Ne yapar | Çok kanallı operasyonlar için faydası |
|---|---|---|
| Gelen kutusu başına çalışma saatleri | Belirli bir gelen kutusunun çalışma günlerini ve saatlerini tanımlar. | Her kanal (WhatsApp, Instagram, e-posta) kendi çalışma saatlerine sahip olabilir ve diğerleriyle çakışmaz. |
| Kişiselleştirilmiş yokluk mesajı | Mesaj o gelen kutusunun çalışma saatleri dışında geldiğinde müşteriye gönderilen otomatik metin. | Bölümün çalışma saatlerini açıkça bildirir, beklentileri yönetir ve müşterinin endişesini azaltır. |
| Ekiplerin gelen kutusuna atanması | Gelen kutusuna erişimi yalnızca seçilen ekibin çalışanlarıyla sınırlar. | Konuşmaların doğru uzmanlara ulaşmasını ve diğer bölümlerdeki temsilcilerin yanlışlıkla bildirim almamasını sağlar. |
| Atama kontrolü | Çalışma saatleri dışındaki konuşmalar temsilcilere dağıtılmaz; bir sonraki çalışma saatine kadar kuyrukta kalır. | SLA'nın etkilenmesini ve ekibin dinlenme sırasında bildirim almasını önler. |
Gelen kutusu başına çalışma saatleri nasıl çalışır
Papo'da oluşturduğunuz her gelen kutusu (WhatsApp, Instagram, e-posta, vb.) kendi çalışma saatlerine sahip olabilir. Yeni bir mesaj geldiğinde, platform o belirli gelen kutusunun saatlerini kontrol eder.
- Çalışma saatleri içinde: Konuşma normal dağıtım akışını izler — ilişkili ekibin bir temsilcisine, rotasyon kurallarına göre veya manuel olarak atanır.
- Çalışma saatleri dışında: Sistem, o gelen kutusu için yapılandırılmış yokluk mesajını hemen gönderir ve konuşmayı genel kuyrukta “okunmamış” olarak tutar. Yalnızca gelen kutusunun çalışma saatleri yeniden başladığında bir temsilciye atanır.
Bu şekilde, Satış ekibi WhatsApp'ta 09:00-18:00 arası çalışıyorsa ve Destek Instagram'da 08:00-20:00 arası hizmet veriyorsa, her biri kendi akışına sahip olur ve biri diğerine müdahale etmez.
Gelen kutusu başına farklı saatler yapılandırmak için adım adım kılavuz
Bağımsız çalışma saatlerine sahip gelen kutuları oluşturmak ve bunları doğru ekiplere bağlamak için bu adımları izleyin.
1. Her kanal veya ekip için ayrı gelen kutuları oluşturun
Ayarlar → Gelen Kutuları'na gidin ve kendi saatleriyle yönetmek istediğiniz her kanal için yeni bir gelen kutusu ekleyin (örn. “WhatsApp Satış”, “Instagram Destek”). Oluşturma sırasında kanalı seçebilir ve ardından temsilcileri veya ekipleri ilişkilendirebilirsiniz. Henüz ekipleriniz yoksa, daha sonra oluşturabilirsiniz.
2. Gelen kutusunun çalışma saatlerini tanımlayın
Gelen kutuları listesinde, yapılandırmak istediğiniz gelen kutusunu bulun ve ayarlarına erişin. Çalışma Saatleri bölümünü arayın. Burada şunları yapabilirsiniz:
- Ekibin hizmet verdiği haftanın günlerini işaretleyin.
- Her gün için çalışma başlangıç ve bitiş saatlerini tanımlayın.
- Hizmet olmadığını belirtmek için günleri işaretsiz bırakın (örn. Cumartesi ve Pazar).
3. Yokluk mesajını kişiselleştirin
Aynı yerde, çalışma saatleri dışında müşterilere gönderilecek otomatik mesaj için bir alan vardır. Şunları içeren bir metin oluşturun:
- İletişim için teşekkür.
- Ekibin çalışma saatleri dışında olduğu bilgisi.
- O bölümün çalışma saatleri.
- Bir dönüş beklentisi (örn. “Pazartesi 09:00'dan itibaren döndüğümüzde yanıtlayacağız.”).
Satış WhatsApp'ı için örnek:
“Merhaba! Satış ekibimizle iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. Çalışma saatlerimiz Pazartesi'den Cuma'ya, 09:00-18:00 arasıdır. Mesajınız alındı ve en kısa sürede dönüş yapacağız. Görüşmek üzere!”
Değişiklikleri kaydedin.
4. Ekibi gelen kutusuna atayın
Hâlâ gelen kutusu ayarlarındayken, Çalışanlar sekmesine gidin. İstediğiniz ekibi seçin (örn. “Satış Ekibi”) veya temsilcileri tek tek ekleyin. Yalnızca bu çalışanlar o gelen kutusundaki konuşmalara erişebilir. Ekipleri oluşturmak ve yönetmek için hesap ayarlarındaki Ekipler bölümünü kullanın.
5. Diğer kanallar için işlemi tekrarlayın
Gerektiği kadar gelen kutusu oluşturun, her biri kendi çalışma saatleri ve yokluk mesajıyla. Böylece Destek daha uzun çalışma saatlerine sahip olabilirken, Finans yalnızca iş günlerinde çalışabilir, hepsi bağımsız olarak.
Sıkça sorulan sorular
WhatsApp ve Instagram için farklı saatlerim olabilir mi?
Evet. Her kanal için bir gelen kutusu oluşturmanız ve çalışma saatlerini ayrı ayrı yapılandırmanız yeterlidir. Örneğin, WhatsApp 08:00-18:00 arası çalışabilirken, Instagram 10:00-22:00 arası çalışabilir.
Yokluk mesajı otomatik olarak gönderilir mi?
Evet. O gelen kutusu için yapılandırılan saatler dışında bir mesaj geldiğinde, sistem tanımladığınız kişiselleştirilmiş yokluk metnini hemen gönderir.
Çalışma saatleri dışında gelen konuşmalara ne olur?
O gelen kutusunun kuyruğunda “okunmamış” olarak kalır ve o gelen kutusunun bir sonraki çalışma saatine kadar hiçbir temsilciye atanmaz.
Genel saatleri de yapılandırmam gerekiyor mu?
Hayır. Platformun genel saatleri bağımsızdır. Genel saatleri varsayılan olarak bırakabilir ve yalnızca istediğiniz gelen kutuları için özel saatler tanımlayabilirsiniz.
Haftanın her günü için farklı saatler tanımlayabilir miyim?
Evet. Gelen kutusu saat yapılandırmasında, hizmet günlerini işaretlersiniz ve her gün için farklı bir saat aralığı belirleyebilirsiniz (örn. Pazartesi-Cuma 09:00-18:00, Cumartesi 09:00-13:00).
Bu yapılandırma bildirimleri etkiler mi?
Çalışma saatleri dışında, o gelen kutusu için yeni konuşma bildirimleri temsilcilere gönderilmez, böylece çalışma saatleri dışında kesinti önlenir.
Ayrıca okuyun
- Papo'da e-posta kanalı için kişiselleştirilmiş yokluk mesajı nasıl yapılandırılır
- Atendimentos modülünde profesyoneller için mola ve tatil saatleri nasıl yapılandırılır
Ücretsiz başlayın ve her kanal için kişiselleştirilmiş çalışma saatleri yapılandırın →
Papo ile her gelen kutusunun çalışma saatleri üzerinde tam kontrole sahip olursunuz ve müşterilerinizin ne zaman yanıt bekleyeceğini her zaman bilmesini sağlarsınız.