Evet, çalışma saatlerini ve otomatik yokluk mesajını doğrudan Papo platformunda (https://papo.global/) yapılandırabilirsiniz. Bu özellik, ekibinizin müsait olduğu günleri ve saatleri belirlemenize olanak tanır, böylece mesai saatleri dışında iletişime geçen müşterilerin yokluğunuz hakkında bilgi veren ve ne zaman geri dönüş bekleyebileceklerini bildiren anında bir yanıt almasını sağlar.
Çalışma saatlerini belirlemek, müşteri beklentilerini ve ekibinizin iş yükünü yönetmek için çok önemlidir. Etkinleştirildiğinde, sistem belirlenen saatler dışında temsilcilere yeni konuşmalar atamayı durdurur ve kişiselleştirilmiş otomatik bir mesaj göndererek müşteri deneyimini iyileştirir ve ekibiniz için daha sağlıklı bir çalışma ortamı sağlar.
| Özellik | Açıklama | Temel Fayda |
|---|---|---|
| Çalışma Saatleri | Şirketinizin aktif destek sunduğu haftanın günlerini ve saatlerini belirlemenizi sağlar. | İş akışını düzenler ve temsilcilerin mesai saatleri dışında bildirim almasını engeller. |
| Yokluk Mesajı | Yapılandırılan çalışma saatleri dışında alınan her mesaja gönderilen otomatik metin. | Mesajın alındığını ve yakında yanıtlanacağını bildirerek müşteri beklentisini yönetir. |
| Atama Kontrolü | Mesai saatleri dışında gelen konuşmalar, belirli bir temsilciye atanmadan genel kuyrukta kalır. | Yanıt süresinin (SLA) yalnızca ekip çevrimiçi olduğunda sayılmaya başlamasını sağlar. |
Çalışma Saatleri Nasıl Çalışır?
Bu özelliğin arkasındaki mantık basit ve etkilidir. Bağlı kanallarınızdan (WhatsApp, Instagram vb.) herhangi birinde yeni bir mesaj alındığında, Papo mevcut saati kontrol eder.
- Çalışma Saatleri İçinde: Mesaj, belirlenen çalışma saatleri içinde gelirse, gelen kutunuzun normal dağıtım akışını takip eder ve rotasyon kurallarına göre veya manuel olarak müsait bir temsilciye atanır.
- Çalışma Saatleri Dışında: Mesaj, çalışma saatleri dışında gelirse, sistem iki ana eylem gerçekleştirir:
- Yokluk Mesajını Gönderir: İletişim kuran kişiye yapılandırdığınız otomatik yanıt hemen gönderilir.
- Atamayı Duraklatır: Konuşma açılır ve genel gelen kutusunda "okunmadı" olarak işaretlenir, ancak hiçbir temsilciye atanmaz. Bir sonraki çalışma vardiyasının başlamasını bekler ve ardından dağıtılır.
Bu, hiçbir müşterinin yanıtsız kalmamasını ve ekibinizin dinlenme süresi boyunca bildirimlerle aşırı yüklenmemesini sağlar.
Çalışma Saatlerinizi ve Mesajınızı Yapılandırmak İçin Adım Adım Kılavuz
Çalışma saatlerinizi yapılandırmak, doğrudan Papo hesabınızın ayarlarında yapılan hızlı bir işlemdir.
1. Hesap Ayarlarına Erişin
Platformdaki Ayarlar paneline gidin. Genellikle, ekip veya gelen kutusu müsaitlik seçenekleri bu alanda bulunur.
2. Çalışma Saatleri Bölümünü Bulun
"Çalışma Saatleri", "Mesai Saatleri" veya benzeri bir seçenek arayın. Bu ayar, hesap düzeyinde (herkes için geçerli) veya farklı ekipler için (örn: Satış ve Destek) farklı saatleriniz varsa gelen kutusu bazında olabilir.
3. Çalışma Saatleri Çizelgenizi Belirleyin
Bu ekranda, haftanın her günü için saatleri belirleyebilirsiniz.
- Şirketinizin çalıştığı günleri işaretleyin.
- Her gün için mesai başlangıç ve bitiş saatlerini seçin.
- Hizmet verilmediğini belirtmek için bir günü (cumartesi ve pazar gibi) işaretlemeden bırakabilirsiniz.
4. Yokluk Mesajınızı Oluşturun
Aynı yerde, müşterilere gönderilecek mesajı yazmanız için bir alan olacaktır. İyi bir yokluk mesajı şunları içerir:
- İletişim kurduğunuz için bir teşekkür.
- Şu anda çalışma saatleri dışında olduğunuz bilgisi.
- Çalışma saatleriniz (örn: "Hizmetimiz Pazartesi'den Cuma'ya, 09:00 - 18:00 arasıdır.").
- Geri dönüş sözü (örn: "Bir sonraki mesaimize başladığımızda mesajınıza yanıt vereceğiz.").
Mesaj örneği:
"Merhaba! İletişiminiz için teşekkür ederiz. Şu anda çalışma saatlerimiz dışındayız; Pazartesi'den Cuma'ya, 09:00 - 18:00 arası hizmet vermekteyiz. Mesajınız alındı ve ekibimiz geri döndüğünde yanıtlayacaktır. Teşekkürler!"
Her şeyi doldurduktan sonra, özelliği etkinleştirmek için değişiklikleri kaydedin.
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
Mesai Saatleri Dışında Gelen Konuşmalara Ne Olur?
Ana gelen kutusunda kalırlar ve bir sonraki çalışma saati başladığında bir temsilciye atanmayı beklerler. Müşteri yokluk mesajını alır ve konuşma, temsilcinin yanıt süresi metriklerini olumsuz etkilemez.
Yokluk Mesajı Müşteri Her Yazdığında Gönderilir mi?
Genellikle, yokluk mesajı, konuşmayı tekrarlayan yanıtlarla aşırı yüklememek için belirli bir süre içinde müşterinin mesai saatleri dışındaki ilk etkileşiminde gönderilir.
Hafta Sonu İçin Farklı Saatler Ayarlayabilir miyim?
Evet. Platform, haftanın her günü için belirli saatler yapılandırmanıza olanak tanır. Örneğin, Cumartesi için daha kısa bir saat belirleyebilir veya hafta sonları hizmeti devre dışı bırakarak günleri işaretlemeden bırakabilirsiniz.
Çalışma Saatleri Ayarı Robotları ve Yapay Zekayı Etkiler mi?
Yapılandırmanıza bağlıdır. Genellikle, yokluk mesajı, mesai saatleri dışında otomasyon akışlarına veya sohbet yapay zekasına göre önceliklidir. Ancak, platformu, yapay zekanın mesai saatleri dışında bile ilk yanıtı vermesi ve yokluk mesajının yalnızca yapay zekanın talebi çözememesi durumunda tetiklenmesi için yapılandırmak mümkündür. Daha fazla ayrıntı için yapay zeka temsilcinizin ayarlarına bakın.
Çalışma Saatlerini Geçici Olarak Nasıl Devre Dışı Bırakırım?
Tatiller veya uzatılmış hizmet vereceğiniz özel etkinlikler için, Çalışma Saatleri yapılandırma ekranına geri dönmeniz ve özelliği devre dışı bırakmanız veya o belirli dönem için saatleri ayarlamanız yeterlidir. Daha sonra yeniden etkinleştirmeyi unutmayın.
Ayrıca Okuyun
- Hizmet ve randevu planlamak için Randevular modülü nasıl kullanılır?
- Konuşma Ekranının Anatomisi: Mesaj gönderme, notlar ve etiketler
Ücretsiz başlayın ve çalışma saatlerinizi ayarlayın →
İlk kullanıcı her zaman ücretsizdir, bu da hizmetinizi ilk günden itibaren düzenlemenize olanak tanır.