Sınırlı erişimli bir temsilciyi yalnızca tek bir gelen kutusuna nasıl davet edersiniz

Papo'da (https://papo.global/) bir temsilciyi yalnızca tek bir gelen kutusuna sınırlı erişimle davet etmek için, görünür modülleri kısıtlayan özel bir rol oluşturmanız ve temsilciyi yalnızca o gelen kutusundan sorumlu ekiple ilişkilendirmeniz gerekir; böylece temsilci sadece o kanalın konuşmalarını görür.

Bu yapılandırma, harici bir çalışanın, bir iş ortağının veya dış kaynak ekibin yalnızca belirli bir müşterinin ya da departmanın konuşmalarına erişmesi gerektiğinde, hesaptaki diğer gelen kutularını görmesine gerek olmadığında idealdir.

Yapılandırmaya genel bakış

Bir temsilciyi tek bir gelen kutusuyla nasıl sınırlandırırsınız

Papo, konuşmalara erişimi ekipler ve roller aracılığıyla düzenler. Bir temsilciyi belirli bir gelen kutusuyla sınırlandırmak için bu iki özelliği birleştirirsiniz:

1. Özel rol – temsilcinin hangi modüllere erişebileceğini tanımlar (örn. yalnızca Konuşmalar; Raporlar veya Ayarlar'a erişim yok).
2. Gelen kutusuna bağlı ekip – temsilci, yalnızca ilgilenmesi gereken gelen kutusuyla ilişkilendirilmiş bir ekibe yerleştirilir.

Böylece hesapta başka gelen kutuları olsa bile temsilci yalnızca ait olduğu ekibin konuşmalarını görür.

Adım adım

1. Kısıtlı erişimli özel bir rol oluşturun

Özel rol, temsilcinin platformun hangi modüllerini göreceğini kontrol etmenizi sağlar. Minimum erişim için:

• Kenar menüden Ayarlar'a gidin.
• Özel Roller bölümüne kaydırın ve Özel rol ekle seçeneğine tıklayın.
• Bir ad verin (örn. "Tek Gelen Kutusu Temsilcisi").
• İzinlerde yalnızca hizmet için temel olan modülleri işaretleyin, örneğin Konuşmalar. İhtiyaca göre Raporlar, Ayarlar, Kanban veya Kişiler gibi modülleri işaretsiz bırakın.
• Rolü kaydedin.

Önemli: Özel rol modüllerin görünürlüğünü kontrol eder, ancak hangi gelen kutularının görüneceğini kısıtlamaz. Gelen kutusu kısıtlaması, bir ekiple ilişkilendirme yoluyla yapılır.

2. Gelen kutusu için özel bir ekip oluşturun

• Yine Ayarlar bölümünde Ekipler (veya Takımlar) kısmına gidin.
• Gelen kutusunu tanımlayan bir adla yeni bir ekip oluşturun (örn. "Müşteri X Hizmeti").
• Ekibe yalnızca bu gelen kutusuna erişmesi gereken temsilcileri ekleyin. Temsilci henüz hesapta yoksa daha sonra davet edebilirsiniz.

3. Ekibi gelen kutusuyla ilişkilendirin

• Ayarlar → Gelen kutuları bölümüne gidin.
• Temsilci için tek görünür gelen kutusu olacak gelen kutusunu bulun.
• Gelen kutusunun Ayarlar'ına tıklayın ve İşbirlikçiler bölümüne gidin.
• Tek tek temsilcileri seçmek yerine oluşturduğunuz ekibi seçin.
• Değişikliği kaydedin.

Bu andan itibaren ekibin tüm üyeleri yalnızca bu gelen kutusunun konuşmalarını görecektir. Temsilci birden fazla ekibe aitse, bağlı olduğu tüm ekiplerin gelen kutularını görür — bu nedenle onu tek bir ekipte tutun.

4. Temsilciyi doğru rol ve ekiple davet edin

• Temsilci henüz hesapta değilse Ayarlar → Temsilciler (veya Kullanıcılar) bölümüne gidin ve Temsilci davet et seçeneğini kullanın.
• Davette 1. adımda oluşturduğunuz özel rolü seçin.
• Temsilci daveti kabul ettikten sonra ekip yönetimine gidin ve onu 2. adımdaki özel ekibe ekleyin.

Temsilci hesapta zaten varsa, rolünü değiştirmek için profilini düzenleyin ve yalnızca istediğiniz gelen kutusunun ekibinde olduğundan emin olun.

Bu yapılandırma kimler için faydalıdır

• Her son müşterinin temsilcilerine yalnızca kendi gelen kutusuna erişim vermesi gereken, diğer müşterilerin verilerini açığa çıkarmayan white label bayiler.
• Departmanlar arasında tam ayrım gerektiren hassas verili operasyonlar (finans, hukuk).
• Belirli bir proje veya kampanyada çalışan ve operasyonun geri kalanına erişmemesi gereken dış kaynak ekipler.
• Aynı Papo hesabını paylaşan ama her mağazanın gelen kutusu arasında yalıtım gereken franchise'lar veya şubeler.

Sıkça sorulan sorular

Temsilci diğer gelen kutularının özetini hâlâ görebilir mi?

Hayır. Gelen kutusu özeti (açık, çözülen, atanmayan) yalnızca temsilcinin erişimi olan gelen kutuları için gösterilir. Tek bir ekiple bağlı olduğu için yalnızca o gelen kutusunun özetini görür.

Temsilciyi konuşmaları okumakla sınırlayıp yanıt vermesini engelleyebilir miyim?

Özel rol modülleri kontrol etmenizi sağlar, ancak Konuşmalar modülü içindeki daha ayrıntılı izinler (örn. salt okunur) standart rollerle kapsanmaz. Bu düzeyde ayrıntı için platformun dokümantasyonundaki gelişmiş izin seçeneklerine bakın.

Temsilci yanlışlıkla başka bir ekibe taşınırsa ne olur?

Yalnızca tek bir ekipte olduğu sürece yalnızca ilişkili gelen kutusunu görür. İkinci bir ekibe eklenirse o yeni ekibin gelen kutularını da görmeye başlar. Bu nedenle ayarlardan ekip kompozisyonunu düzenli olarak gözden geçirin.

Bu kısıtlama tüm kanallar (WhatsApp, e-posta, sohbet) için geçerli mi?

Evet. Ekip + gelen kutusu mantığı, Papo'da yapılandırılan her kanal için aynıdır: WhatsApp, Instagram, Facebook, Telegram, e-posta, SMS veya web sitesi widget'ı.

Her temsilci için ayrı bir özel rol oluşturmam gerekiyor mu?

Hayır. Aynı rol birden fazla temsilciye atanabilir. "Kısıtlı Temsilci" rolünü oluşturun ve tek bir gelen kutusuna sınırlı erişimi olması gereken herkes için yeniden kullanın.

Temsilci hâlâ Kişiler veya Kanban modülüne erişebilir mi?

Özel rolde tanımladığınız izinlere bağlıdır. Maksimum kısıtlama için Konuşmalar dışındaki tüm modülleri işaretsiz bırakın. Böylece temsilci Kişiler, Kanban, Raporlar veya Ayarlar'ı görmez.

Ayrıca okuyun

• Papo Global white label bayi programına nasıl katılırım
• Pasif bir temsilcinin birden çok konuşmasını ekipteki başka bir üyeye nasıl aktarırım

Ücretsiz başlayın ve ekipler ile özel rolleri yapılandırın →

Papo ile her temsilcinin tam olarak ne gördüğünü kontrol eder, operasyonu düzenli tutar ve her müşterinin verisini yalıtılmış halde saklarsınız.